Chargée ou chargé de gestion financière - fonds de restriction presso HEC Montréal

Milieu de travail

Relevant de la Direction des finances et de la gestion des infrastructures, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (comptes et grand livre) et de la préparation des rapports et états financiers. 

Rôle et responsabilités

Le chargé ou la chargée – gestion financière effectue un ensemble de travaux à caractère comptable reliés à la gestion des fonds avec restrictions de HEC Montréal. Elle procède à différentes analyses financières et prépare les rapports financiers ainsi que les redditions de comptes des fonds sous sa responsabilité.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

•           À l’aide du système de gestion intégré, prépare et saisit les écritures de journal nécessaires à la comptabilisation des transactions financières liées à la gestion des fonds de recherche.

•         S’assure de la conformité des dépenses soumises avec les règles des organismes subventionnaires de recherche, les clauses aux contrats de recherche et les politiques internes de HEC.

•         Analyse l’information financière des fonds avec restrictions (Chaires de recherche, Pôles, Regroupements, Organismes subventionnaires, etc.) :

      o   Procède aux analyses de comptes en vue de la préparation des rapports financiers; identifie et corrige toutes anomalies et irrégularités, selon les principes comptables et les règles financières des universités.

      o   Effectue le suivi financier des subventions et contrats de recherche; identifie et analyse les écarts entre les revenus et les dépenses réels et les montants alloués ou anticipés.

      o   Répond aux demandes d’information concernant la gestion financière des fonds de recherche sous sa responsabilité. Renseigne les titulaires de subvention sur les normes relatives à chaque type de subvention et de la liquidité disponible.

•         Prépare les rapports financiers (interne et externe) pour chaque source de fonds provenant des organismes subventionnaires de recherche et les soumet à son supérieur immédiat pour vérification.

•         Prépare les redditions de comptes avec toutes les pièces justificatives requises pour les divers organismes subventionnaires en assurant le respect des échéanciers.

•         Assure la coordination avec les chercheurs et la transmission des rapports de redditions de comptes aux divers organismes subventionnaires.

•         Procède à la comptabilisation trimestrielle des divers frais reliés à la recherche (frais indirects de recherche, de gestion, d’évènement et de la contribution de support aux activités).

•         Effectue les ouvertures de comptes au système et s’assure de l’obtention des contrats et tous les autres documents nécessaires à la comptabilisation des opérations.

•         En collaboration avec son supérieur immédiat :

      o   Contribue aux activités de fin d’année financière de la recherche et de l’École (analyse de comptes, écritures de régularisation, etc.).

      o   Prépare et fournit aux vérificateurs externes les informations et les documents demandés, soit pour le dossier de vérification ou autres demandes.

      o   Communique avec les organismes subventionnaires pour prendre connaissance des exigences des différents programmes de subventions, obtenir des précisions ou de l’information nécessaire à la gestion des dossiers.

      o   Participe aux ateliers visant à améliorer la planification, l’organisation et les processus des fonds avec restrictions.

•         En collaboration avec la Direction de la recherche et du transfert:

      o   Participe aux discussions des contrats de recherche relativement à la conformité du volet comptable.

      o   Prépare le volet comptable des demandes et des contrats de subvention externe auprès des divers organismes.

•         Collabore au développement des rapports financiers répondant aux besoins des fonds sous sa responsabilité et du Service de la comptabilité et de la trésorerie.

•         Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

•         Certificat en comptabilité jumelé à un diplôme d’études collégiales en techniques administratives, option comptabilité et un minimum de six années d’expérience de travail pertinente

•         Bonne connaissance des principes financiers

•         Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant

•         Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré

•         Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite

•         Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite

•         Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites

•         Esprit de synthèse, capacité d’analyse et habileté pour la résolution de problèmes

•         Capacité de travailler avec un minimum de supervision

•         Connaissance du milieu universitaire

Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival: 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées 
• Accès à un service de télémédecine