Profil désiré

Niveau: B ou C

Langue: FR

Expérience

• Aucune expérience requise

Compétences

Nous recherchons une personne avec les compétences suivantes : 

• Vous remettez en question les informations sur base de critères objectifs pour arriver à des conclusions pertinentes.
• Vous travaillez en équipe, établissez des relations professionnelles et partagez les connaissances pour établir les objectifs communs.
• Vous prenez des décisions et entreprenez des actions pour atteindre des résultats et vous en assumez la responsabilité.
• Vous développez vos compétences en fonctions de vos propres besoins et des besoins de l'organisation.
• Vous avez de bonnes capacités en communication orale.

Atouts

Les compétences suivantes sont un atout pour nous :

• Vous avez un intérêt pour le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement, ses missions et ses tâches.
• Vous vous intéressez aux matières HR, plus précisément aux aspects financiers et administratifs et aux conditions de travail (PSS, PersoContact,ect)
• Vous travaillez facilement avec MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook,…).
• Vous travaillerez dans un environnement bilingue. Une bonne connaissance du néerlandais est donc un atout.
• Vous avez de bonnes compétences en matière de communication écrite.

Description de fonction

En tant que gestionnaire de dossiers P&O, vos tâches principales seront les suivantes :

• Vous gérez les dossiers afin d’appliquer correctement la réglementation en collaboration avec PersoPoint (entrer les données et les modifications via les applications adéquates, rédiger certains arrêtés/contrats, se tenir au courant du traitement des dossiers et contestations complexes, traiter les demandes, vérifier si celles-ci sont conformes à la réglementation).
• Vous gérez les différentes sortes d’absences en collaboration avec PersoPoint (vacances, interruption de la carrière professionnelle, …), mobilité interne et externe, promotions, stage…afin d’appliquer correctement la réglementation (traiter les demandes, vérifier si celles-ci sont conformes à la réglementation, conférer le droit, rédiger la décision, entrer dans le logiciel).
• Vous vous chargez du traitement et de la communication vers les services concernés afin d’appliquer correctement les processus et la réglementation en la matière (modifier les données personnelles, préparer les données à temps pour les envoyer à PersoPoint, contrôle des données traitées).
• Vous vous chargez de la gestion des mails entrants et répondez aux questions en appliquant correctement la réglementation.
• Vous vous informez à propos des dossiers concrets, conseillez et assistez le personnel dans l’application correcte de la législation afin de résoudre de façon rapide et efficace les problèmes administratifs survenant lors du traitement de leurs dossiers individuels (répondre à des questions téléphoniques ad hoc concernant des dossiers concrets, se tenir au courant de l’état d’avancement des dossiers, mettre le personnel au courant des modifications).
• Vous vous chargez d’activités administratives pour le responsable de service afin d’assurer le bon déroulement du travail (faire des copies, se charger des mailings, taper des lettres).
   

Environnement de travail

Le Service Gestion du persoonel de la carrière intérieure, de la carrière extérieure, de la carrière consulaire et du personnel contractuel expatrié  - P&O3.2
Vous rejoignez l’équipe des gestionnaires de dossiers. P&O3.2 est en charge de la gestion administrative et financière des dossiers du personnel des différentes carrières (intérieure, extérieure, consulaire, contractuels expatriés) du SPF Affaires étrangères. 

La Direction générale Personnel et Organisation - P&O 

La Direction générale Personnel & Organisation a pour objectif central d'assurer l'encadrement et le soutien en matière de personnel et d'organisation aux objectifs de management du SPF. Cette mission consiste principalement à perfectionner en permanence la politique de gestion des ressources humaines (réglementation, recrutement, formation et stage, développement des compétences, bien-être au travail) en accordant une attention particulière au volet diversité. Un deuxième volet consiste à veiller à ce que les moyens nécessaires soient mis en oeuvre pour assurer une évolution adéquate en matière d'organisation et de logistique (gestion des bâtiments en Belgique et à l'étranger). 

Le SPF Affaires étrangères  (Rue des Petits Carmes 15, 1000 Bruxelles)

Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et  Coopération au Développement représente, défend et promeut les intérêts de la Belgique et des belges à l’étranger et favorise la cohérence de l’action extérieure de la Belgique en tant que pays fédéral. Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et  Coopération au Développement aspire à un monde sûr, juste et prospère.

Personne de contact

Nicolas Dhooge –TeamCo
[email protected]
+32 2 501 41 38