Hybrid E-COMMERCE ADMINISTRATIVE ASSISTANT presso Tootsies

Responsible for providing administrative and operational support to enhance the e-commerce customer shopping experience.

Essential Duties & Responsibilities:

Tootsies.com/Farfetch

• Respond promptly to customer phone calls and email correspondence; provide product information efficiently (e.g., tracking numbers, order inquiries).
• File claims for missing packages.
• Direct Farfetch customers to their customer service team.
• Work with Farfetch to create and execute product returns.
• Collect and maintain U.S. addresses for Farfetch customers.
• Mail out incorrect items delivered to the Houston location.
• Ensure accurate and timely processing of Tootsies and Farfetch orders for Houston, Dallas, and Atlanta stores.
• Manage Store 4 and Store 5 inventory on a weekly basis.
• Handle go-backs of returned items, scanning for missed markdowns.
• Respond promptly to company email correspondence.
• Ensure all back areas are clean, organized, and well maintained.

Farfetch/Tootsies Order Fulfillment (provide backup as needed)

• Proactively monitor and print online order requests for fulfillment throughout the shift.
• Collect merchandise throughout the store and accurately match items to orders with speed and accuracy.
• For Farfetch orders: Once stock is located, transfer merchandise, ensure accurate processing in Runit/STORM, remove store security sensors, attach security tags, and print shipping documents.
• For Tootsies e-commerce orders: Once stock is located, ensure accurate processing in Sqquid, remove store security sensors, attach security tags, and print shipping documents.
• Print shipping labels for e-commerce orders utilizing Sqquid.
• Verify that all outgoing merchandise is in excellent condition and includes complete brand packaging and presentation.
• Prepare and assemble containers for item shipment.
• Verify that all outgoing merchandise is in excellent condition and have complete brand packaging/presentation.
• Prepare/assemble containers for item shipment.

Return To Vendor (RTV) Process

• Maintain the RTV log.
• Follow up with stores to confirm that all requested merchandise is transferred.
• Print the RTV report and confirm all merchandise is in Store 9 and in the RTV room; transfer items if necessary.
• Organize, count, and remove tags from all RTV items.
• Inform buyers of any missing merchandise that stores could not locate.
• Bring tags and paperwork to Inventory Control for processing.
• Pack and ship all merchandise to the vendor.
• Send buyers the tracking information.
• Send the buyers a weekly status update.

Qualifications:

• Retail experience preferred.
• Strong customer service skills and professionalism.
• Friendly demeanor and professional appearance.
• Excellent interpersonal and communication skills, both written and verbal.
• Ability to work well independently and as part of a team.
• Strong organizational skills and ability to prioritize tasks.
• High level of attention to detail.
• Ability to multi-task and problem-solve.
• Flexibility to manage changing priorities.
• Proficient computer skills, including Excel.
• Willingness and ability to work a flexible schedule, including Saturdays.

Education:

• High School education or equivalent.

Tootsies is an Equal Opportunity Employer.