Senior Direct Mail Specialist chez Canadian Red Cross

Titre : Aide-commis, Finances

Lieu de travail : En personne au bureau de Saint John (Nouveau-Brunswick)

Type d’emploi : Occasionnel

La Croix-Rouge canadienne (CRC), organisation sans but lucratif des plus réputées et inspirantes au monde, vient en aide aux personnes et aux communautés dans le besoin au Canada et partout dans le monde et leur donne les moyens de renforcer leur résilience. À titre d’organisation figurant au palmarès des Meilleurs employeurs au Canada en 2024, la CRC s’engage à offrir un milieu de travail accessible, diversifié, inclusif et sans obstacle.

Tâches et responsabilités

Responsabilité 1 : Effectuer des tâches liées aux données et aux dépôts

• Établir de nouveaux lots de dons dans le système de l’équipe de Philanthropie.
• Traiter par lots les renseignements de paiement ainsi que d’autres éléments d’information sur les donateurs et donatrices, en portant une attention particulière à ceux qui concernent la modification ou l’ajout de dossiers.
• Suivre les documents d’instructions et les instructions relatives au traitement des dons de l’équipe de Philanthropie pour veiller à ce que les fonds soient attribués aux bons appels, programmes ou démarches de marketing.
• Créer un reçu papier des opérations à la calculatrice en vue du rapprochement de ces données avec les rapports de dépôt.
• Examiner les lots et les données sur les donateur(-trice)s pour en assurer l’exactitude.
• Faire le suivi des dossiers présentant des soldes impayés ou des erreurs.
• Procéder à la validation du lot une fois celui-ci passé en revue.
• Numériser les lots dans le répertoire de la CRC.
• Séparer le chèque de la partie informative du publipostage rempli par les donateur(-trice)s.
• Préparer ou revoir les bordereaux de dépôt bancaire à l’aide du rapport de dépôt du service.

Responsabilité 2 : Créer des fichiers importables pour Unity, le système de l’équipe de Philanthropie

• Créer un fichier Excel destiné aux importations majeures, selon les consignes du (de la) superviseur(e).
• Classer les interactions avec les donateur(-trice)s en fonction de leur type.
• Préparer le tableau des interactions avec les donateur(-trice)s ou saisir l’information directement dans Unity, conformément au document d’instructions du service national de Philanthropie, en fonction du volume.

Responsabilité 3 : Fournir du soutien général

• Tenir à jour la base de données ainsi que les systèmes de classement informatisés ou manuels.
• Produire des rapports statistiques et standard.
• Effectuer d’autres tâches administratives à l’appui du service
• Répondre aux demandes d’information des clientèles interne et externe, dont le personnel du Service de philanthropie.

Responsabilité 4 : Soutenir d’autres initiatives de la CRC, au besoin, afin d’assurer la coordination du travail d’équipe requis pour répondre aux besoins des personnes les plus vulnérables de la collectivité.

• Intégrer les ressources bénévoles et les activités de financement dans son champ de responsabilités.
• Participer à la planification, à la préparation et à la réalisation d’interventions d’urgence.

Responsabilité 5 : Veiller à l’adhésion de tous les membres du personnel bénévole et rémunéré aux pratiques de travail sécuritaires et aux pratiques décrites dans la Loi provinciale sur la santé et la sécurité au travail applicable.

• Participer aux séances obligatoires de formation et d’orientation sur la santé et la sécurité et en faire la promotion.
• Favoriser une communication respectueuse entre tout le personnel et la clientèle afin de créer un milieu de travail sain et sécuritaire, et y contribuer.
• Connaître et respecter les politiques et procédures relatives aux questions de santé, de sécurité et de qualité afin d’assurer la sécurité du personnel, des bénévoles et de la clientèle.
• Veiller à ce que tous les quasi-accidents et incidents soient signalés rapidement et avec précision au (à la) superviseur(e) ou à son (sa) représentant(e).
• Veiller à l’utilisation appropriée de l’équipement de protection individuelle (EPI) propre au poste.
• Aborder les problèmes de non-conformité de l’EPI avec le (la) superviseur(e) ou la personne désignée.
• Participer aux discussions sur la sensibilisation à la sécurité lors des réunions d’équipe.
• Effectuer des vérifications de sécurité et s’assurer que des plans de mesures correctives sont mis en place pour les problèmes de sécurité et/ou les dangers cernés, le cas échéant.

Profil recherché 

• Posséder au moins un ou deux ans d’expérience et détenir un diplôme d’études collégiales ou un certificat d’études postsecondaires obtenu au terme d’un programme d’un an ou deux, ou encore une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
• Maîtriser les applications informatiques standard (suite Microsoft Office).
• Détenir des connaissances de bases des principes comptables et de la réglementation financière.
• Pouvoir appliquer des méthodes standard et déterminer comment résoudre des problèmes courants
• Pouvoir communiquer et exercer son influence en expliquant efficacement les politiques, les processus et les services.

Conditions de travail

• La majorité du travail s’effectuera dans un environnement propre et confortable.
• La personne retenue n’aura aucune responsabilité de supervision directe.
• Étant donné que nous offrons des services à des communautés et que nous travaillons avec des personnes (gestionnaires, collègues, clientèles, bénévoles, donateurs ou donatrices et partenaires externes) partout au Canada et dans le monde, les candidat(e)s dont la langue maternelle n’est pas l’anglais pourraient devoir utiliser l’anglais dans l’exercice de leur fonction
• Admissibilité à travailler au Canada : Nous invitons toutes les personnes qualifiées qui peuvent être employées au Canada à présenter leur candidature Si vous n’avez pas la citoyenneté ou la résidence permanente du Canada, nous vous encourageons à examiner attentivement votre visa pour savoir si vous êtes en mesure d’occuper le poste pour lequel vous présentez votre candidature. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter notre Foire aux questions.
• Si votre candidature est retenue pour ce rôle, vous devrez réussir le processus de présélection et vous soumettre notamment à une vérification approfondie des antécédents judiciaires.