Wie du die Teamverantwortung erhöhst - auch wenn du remote arbeitest

Verantwortlichkeit - das ist die Bereitschaft, persönliche Verantwortung für unser eigenes Handeln zu übernehmen. Und ohne sie können erfolgreiche Teams nicht gedeihen.

Hast du schon einmal in einem Team gearbeitet, das regelmässig von verpassten Terminen, gebrochenen Versprechen oder vagen Erwartungen geplagt wurde? Oder mit Managern, die ständig nörgeln und Mikromanagement betreiben? Wahrscheinlich gab es in dem Team keine Kultur der Verantwortlichkeit.

Verantwortlichkeit fördert bessere Arbeitsbeziehungen, erhöht die Arbeitszufriedenheit und hilft Teams, effektiver zusammenzuarbeiten. Sie gibt den IKs die Verantwortung für ihre Arbeit und fördert eine effektivere Teamarbeit, da die Leute wissen, dass sie sich aufeinander verlassen können, wenn sie etwas erreichen wollen. Die Beherrschung der Teamverantwortung kann Teams dabei helfen, bessere Leistungsdiskussionen zu führen und sich gegenseitig in einer unterstützenden Art und Weise zur Verantwortung zu ziehen. Sie spornt den Einzelnen an, seine Ziele zu übertreffen und seine Leistung zu verbessern, und ist untrennbar mit den Ergebnissen (und dem Umsatz) verbunden. Laut Gallup hilft das Engagement der Mitarbeiter/innen den Unternehmen, ihre Konkurrenten zu übertreffen, und kann zu einer 21 % höheren Rentabilität führen.

Trotz der eindeutigen Vorteile bist du nicht allein, wenn dein Team mit der Verantwortlichkeit kämpft. 25% der Remote-Manager/innen geben an, dass mangelnde Verantwortlichkeit eine der grössten Hürden ist, die ihr Team überwinden muss. Laut einer anderen Studie verstehen 93% der Beschäftigten nicht, was ihr Team erreichen will (geschweige denn, wie sie dazu beitragen können), und 85% der Führungskräfte legen die Erwartungen an ihre Beschäftigten nicht klar genug fest, um das Ziel zu erreichen.

Was ist Teamverantwortung?

In einem Team bedeutet Verantwortlichkeit, dass das Team seinen Verpflichtungen nachkommt, Projekte pünktlich abschliesst und seine Ziele erreicht. Teamverantwortung bedeutet, dass jeder Einzelne auch für seine eigene Arbeit verantwortlich ist - sowohl für langfristige Ziele als auch für die tägliche Arbeit. In Teams mit starker Rechenschaftspflicht übernehmen die Mitarbeiter die Verantwortung für ihre Arbeit, kommunizieren offen und oft über ihre Verpflichtungen und erledigen Aufgaben, zu denen sie sich verpflichtet haben, rechtzeitig.

Oft wird in Teams nur dann über Verantwortlichkeit gesprochen, wenn etwas schief läuft. Der Begriff ist oft mit negativen Assoziationen wie Stress, Angst und sogar Disziplinarmassnahmen behaftet. Aber das muss nicht sein.

Der Aufbau von Systemen für die Teamverantwortung - wie regelmässige Planung und Zielsetzung oder Standards für die Weitergabe von Fortschrittsberichten - sorgt dafür, dass sich die Verantwortlichkeit fair und ohne Vorurteile anfühlt. Es geht weniger darum, dass ein Vorgesetzter oder ein Teamkollege dich um Informationen bittet, sondern vielmehr darum, dass du dich an einen Prozess hältst, auf den sich alle geeinigt haben. Das System nimmt dich in die Pflicht, nicht nur die Leute.

Warum Remote-Teams Probleme mit der Rechenschaftspflicht haben

Es ist schwieriger, die Erwartungen abzustimmen

Wenn du aus der Ferne arbeitest, verpasst du natürliche Gelegenheiten, dich abzustimmen und Fragen zu stellen. Es kann schwieriger sein zu wissen, was bei einem bestimmten Projekt oder von bestimmten Rollen erwartet wird, was zu unnötiger Arbeit und Missverständnissen führen kann. Die Teammitglieder könnten das Gefühl haben, dass jemand den Ball fallen lässt, obwohl diese Person in Wirklichkeit gar nicht dafür verantwortlich ist oder gar nicht wusste, dass sie es ist. Wenn du in verschiedenen Zeitzonen arbeitest, kann es ausserdem schwierig sein, zu wissen, was in Bezug auf Arbeitsweise, Online-Zeiten oder Antwortzeiten über Slack oder E-Mail erwartet wird.

Kommunikation erfordert mehr Arbeit

Die Entwicklung von Kommunikationspraktiken, die alle Beteiligten auf dem Laufenden halten, kann anfangs entmutigend sein. Teammitglieder haben oft das Gefühl, dass sie mehr Zeit damit verbringen, über ihre Arbeit zu berichten, als die Arbeit zu erledigen. Für Manager kann es sich so anfühlen, als ob endlose Status-Updates in ihrem Posteingang, in ihren Projektmanagement-Systemen oder in beidem herumschwirren. Manche Menschen teilen zu viel, andere zu wenig. Wichtige Aktualisierungen können in dem Durcheinander leicht verloren gehen, und wenn es keine einheitliche Quelle der Wahrheit gibt, ist es schwer, herauszufinden, was in der Vergangenheit geteilt wurde.

Der Druck, über Fortschritte zu berichten

Besonders für Teams, die neu in der Remote-Arbeit sind, gibt es oft einen zusätzlichen Druck von Seiten der Führung, über Fortschritte zu berichten. Die Führungskräfte wollen wissen, dass die Teams und Projekte reibungslos laufen. Dies geschieht in der Regel in guter Absicht, kann aber schnell zu einem Mikromanagement-Effekt führen, wenn Manager und Führungskräfte versuchen, den Überblick über ihr Team zu behalten.

Es kann schwieriger sein, Fortschritt und Sinn zu spüren

Wenn du von zu Hause aus arbeitest, kann es leicht passieren, dass du den Rest des Teams vergisst und nicht weisst, wie deine Arbeit in das Gesamtbild passt. Es ist schwieriger, die Teamziele im Auge zu behalten, vor allem, wenn nicht regelmässig darüber gesprochen wird, und oft beginnen die Leute zu zweifeln, ob ihre Arbeit sinnvoll ist. Wenn der Einzelne den Schwung verliert, geraten die Projekte ins Stocken und das Team ist anfälliger für Burnout. Wenn du aus der Ferne arbeitest, ist es auch einfacher, sich auf die Arbeit des Einzelnen zu konzentrieren, als auf gemeinsame Projekte - was letztendlich die Arbeit verändert, die erledigt wird.

3 Wege, wie Manager die Verantwortlichkeit in Remote-Teams fördern können

1. Klare Erwartungen an Rollen, Projekte und Arbeitsweisen definieren

Wenn du aus der Ferne arbeitest, kann es sein, dass Dinge, die in einem Büro ganz selbstverständlich geklärt oder vereinbart wurden, viel mehr Aufwand und Absicht erfordern. Um diese Lücken zu schliessen, ist es wichtig, standardisierte Praktiken zu entwickeln, die sich darauf konzentrieren, die Erwartungen klar und deutlich zu kommunizieren.

• Nutze den SMART Ansatz: Unabhängig davon, ob du Erwartungen für ein bestimmtes Projekt, eine bestimmte Rolle oder dein gesamtes Team festlegst, hilft dir das SMART-Framework bei der Bewertung von Spezifität und Klarheit. Dieser Rahmen stellt sicher, dass deine Erwartungen spezifisch, messbar, erreichbar, ergebnisorientiert, nachvollziehbar, ethisch und dokumentiert sind.
• Lege klare Richtlinien für die Fernarbeit fest: Eine Fernarbeitsrichtlinie sollte die Erwartungen an die Arbeitsweise klar umreissen. In den Richtlinien sollten Dinge wie die Festlegung der Kernarbeitszeit, die Arbeit in Zeitfenstern und die Kommunikation über Urlaub und Abwesenheit geregelt werden. Der Schlüssel ist Transparenz. Sei dir über deine Erwartungen und mögliche Konsequenzen im Klaren und erkenne gleichzeitig an, dass die Arbeit aus der Ferne ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringt. Zeige Einfühlungsvermögen und sei flexibel - du weisst nie, was deine Teammitglieder zu Hause noch alles zu tun haben.
• Erstelle eine detaillierte Projektvorlage: Projektspezifikationen und Merkzettel helfen Teams, sich abzustimmen und Erwartungen klar zu definieren. Sie sollten einen klaren Zeitplan enthalten mit genauen Angaben zu den Zeitzonen, die Projektverantwortung umreissen und genaue Angaben zu den zu erbringenden Leistungen enthalten (wenn möglich, mit Beispielen). Es kann hilfreich sein, für dein Team eine Vorlage für Projektspezifikationen zu erstellen, um Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass jede Spezifikation einen Standardsatz an Informationen enthält. Du weisst nicht, wo du anfangen sollst? Schau dir unsere Vorlage für Projektspezifikationen an.
• Lege die Projektverantwortung fest: Wenn die Projektverantwortung nicht klar geregelt ist, haben Manager oft das Bedürfnis, das Projekt zu managen, weil es keinen Ansprechpartner gibt und sie Angst haben, den Ball fallen zu lassen. Sieh dir alle wichtigen Projekte an, die du in diesem Quartal durchführst, und überprüfe die Verantwortlichen für jede Aufgabe. Gibt es für jede Aufgabe einen klaren, identifizierbaren Verantwortlichen? Wenn nicht, arbeite mit deinem Team zusammen, um festzulegen, wer für was zuständig ist.
• Lege die Rollen klar fest: Wenn die Teammitglieder ihre Rolle kennen, fühlen sie sich eher verantwortlich und übernehmen die Verantwortung für ihre Arbeit. Wenn die Teamkollegen die Rollen der anderen kennen, stärkt das die Zusammenarbeit, die Kommunikation und das Vertrauen, weil sie wissen, an wen sie sich wenden können und was von ihnen erwartet wird (und was nicht). Als Vorgesetzter solltest du darauf achten, dass du die Rolle jedes Einzelnen bekannt machst und die Erwartungen regelmässig überprüfst.

2. Gewohnheiten für die tägliche Planung und das Setzen langfristiger Ziele entwickeln

Um dir selbst und deinem Team gegenüber Rechenschaft ablegen zu können, musst du zuerst definieren, was du eigentlicherreichen willst.

• Beginne den Tag mit einer individuellen Planungsübung: Für Remote-Teams, in denen die Mitarbeiter/innen naturgemäss mehr Freiheiten und weniger Vorgaben haben, ist die tägliche Planung eine kleine Übung, die im Laufe der Zeit dazu beitragen kann, die persönliche Verantwortung zu stärken. In unserem Team erstellt jeder Einzelne jeden Morgen seinen eigenen Plan für den Tag und teilt ihn im Rahmen des Check-Ins mit. Vor allem seit wir vollständig auf Fernarbeit umgestellt haben, haben wir festgestellt, dass dies ein hilfreiches Instrument ist, um die Autonomie und das Selbstbewusstsein des Einzelnen zu stärken.
• Führe regelmässige Gespräche über Verpflichtungen und Ergebnisse: Legt im Team ein System fest, mit dem ihr euch für einen bestimmten Zeitraum zur Arbeit verpflichtet - vielleicht für einen zweiwöchigen Sprint oder einen Monat. Legt dann fest, wie ihr euch gegenseitig überprüfen und nachfassen könnt. In unserem Team legen wir in unserem Sprint-Planungstreffen die Erwartungen für den kommenden zweiwöchigen Zyklus fest, tauschen uns in unseren täglichen Check-ins über den Stand der Arbeit aus und reflektieren am Ende des Sprints gemeinsam in einer Rückschau. Das Ziel dieses Prozesses ist nicht unbedingt, dass jeder seine Zusagen zu 100 % einhält, sondern dass wir uns darüber unterhalten, warum dies nicht der Fall ist und was uns im Weg steht (um Massnahmen zur Rechenschaftslegung zu schaffen).
• Setze OKRs für Teams und Einzelpersonen: Um längerfristige Ziele zu setzen, kannst du deinem Team helfen, seine Arbeit auf den Zweck auszurichten, indem du starke OKRs (Ziele und Schlüsselergebnisse) festlegst. OKRs sind Ziele, die neben dem Was und Wie auch das Warum umreissen. Sie helfen den Teams zu erkennen, wie die individuelle Arbeit zum grossen Ganzen oder zu einem bestimmten Unternehmensziel beiträgt und sind eine gute Möglichkeit, den Mitarbeitern zu zeigen, was sie bewirken.

3. Schaffe eine Praxis des Teilens von Fortschritten und des Einhaltens von Verpflichtungen

Tägliche Fortschrittsberichte - sei es in einem Team-Standup, einem Scrum-Meeting oder einem asynchronen Check-in -fördern die Eigenverantwortung jedes Einzelnen, indem sie Erwartungen an den Austausch und das Vorankommen der Arbeitwecken. Wenn die Leute wissen, dass sich das Team um ihre Arbeit kümmert und ihre Fortschritte verfolgt, sind siemotivierter, ihre Arbeit zu erledigen. Wenn es richtig gemacht wird, können tägliche Updates auch die Transparenzverbessern und die Kommunikation aus der Ferne weniger mühsam und effektiver machen.

• Versuche es mit täglichen schriftlichen Updates: Schriftliche Fortschrittsberichte sind für Fernarbeitsteams einfacher, weil sie in den Zeitplan aller Beteiligten passen und später nachgelesen oder nachgeschlagen werden können. Die Teams finden sie effektiver und weniger zeitaufwändig als andere Formen der Statusaktualisierung. Manager können an einem Ort sehen, woran alle arbeiten, Mitarbeiter können Aufgaben aus anderen Tools einbeziehen, um in weniger als 5 Minuten einen Gesamtüberblick über ihre Arbeit zu erhalten, und die Leitung hat immer einen Überblick über die Leistungen deines Teams.
• Lasst euch auf die Updates der anderen ein: Zu zeigen, dass die Arbeit des Einzelnen sich direkt auf die gemeinsamen Teamziele auswirkt, ist eine gute Möglichkeit, die Verantwortlichkeit des Teams zu stärken. Eine Möglichkeit, wie dein Team dies tun kann, ist, die Check-Ins der anderen zu lesen (und darauf einzugehen). Das stärkt den Gedanken, dass die Arbeit des Einzelnen wichtig ist, und zeigt den Leuten, dass ihre Arbeit einen Einfluss auf den Erfolg und die Ergebnisse des Teams hat. Es hilft deinem Team auch, sich durch gemeinsame Ziele verbundener zu fühlen, was euch als Remote-Team zusammenbringt und eure Teamdynamik verbessert.
• Gib deinen Updates eine Struktur: Wenn du es dir zur Gewohnheit machst, tägliche Updates zu teilen, kann es hilfreich sein, das Teilen zu strukturieren, um den Leuten eine Grundlage und einen Ausgangspunkt zu geben. Du wirst wahrscheinlich verschiedene Formate ausprobieren wollen, um zu sehen, was für dein Team am besten passt. Unser Team mag das GROW-Format - Ziel, Realität, Chancen/Hindernisse, Gewinne.

Baue ein Fundament der Verantwortlichkeit in deinem Team auf

Verantwortlichkeit sollte etwas sein, worüber dein Team täglich spricht, nicht nur, wenn es Lücken in der Leistung gibtoder etwas schief läuft.

Wenn du Systeme für die Rechenschaftspflicht in die Arbeitsabläufe deines Teams einbaust, können sich die IKsselbstbewusster fühlen und ihre Vorgesetzten können sie unterstützen, ohne Mikromanagement zu betreiben. Ihr könntbessere Leistungsgespräche führen, gesunde Gewohnheiten in Bezug auf Planung und Zielsetzung entwickeln und bessereErgebnisse erzielen. Wenn du willst, dass dein Team effektiver arbeitet, investiere in die Verantwortlichkeit des Teamsund des Einzelnen.