Coordonnateur.trice - Services de tournée, RH et immigration - ECHO | Tour Services Coordinator, HR and immigration - ECHO en Cirquedusoleil

Description

• Organiser et suivre les activités liées à l'immigration, selon les directives du conseiller principal en immigration;
• Organiser et suivre les activités reliées aux questions de sécurité sociale, selon les directives du SSI;
• Administrer tous les travaux de suivi concernant l'indemnisation des accidents du travail;
• Assurer la liaison avec les employés de la tournée et les artistes, le fournisseur d'assurances collectives et le SSI pour toutes les questions relatives aux assurances collectives;
• Promouvoir et soutenir l'utilisation du Programme d'aide aux employés (PAE) et des autres services de ressources humaines en place;
• Sur la base de la liste des prestataires médicaux privilégiés, visiter les cliniques médicales et les spécialistes dans chaque ville selon les besoins ;
• Soutenir les départements de tournée et administrer le programme de vêtements de travail du Cirque, la politique sur les vêtements de travail et le programme de reconnaissance des années de service ;
• En collaboration avec le directeur des services de tournée, soutenir les nouveaux employés et artistes et les orienter.

• Soutenir le.la directeur.trice des services de tournée concernant les procédures et les activités de voyage et d'hébergement, au besoin ;
• Réserver l'hébergement pour le personnel de tournée selon les directives fournies par le.la directeur.trice des services de tournée et le.la directeur.trice technique;
• Analyser les besoins en transport du personnel régulier en tournée et des Fly-Ins embauchés pour les transferts;
• Organiser les déplacements d'une ville à l'autre, les fourgonnettes à bagages/de bureau et les vols pour le personnel ;
• Préparer la liste de chambres en respectant les politiques de tournée et l'ancienneté des employés;
• Produire, communiquer et suivre les horaires de transport ;
• Coordonner la réservation des billets d'avion en collaboration avec l'agence de voyages ;
• Gérer les problèmes ponctuels d'hébergement et de voyage ;
• Coordonner et communiquer les informations requises pour tous les transferts de personnel et congés annuels;
• Assurer le respect des politiques de voyage et d'hébergement de l'organisation en tournée;
• Produire un carnet de visite pour le personnel et la documentation spécifique demandée par le.la directeur.trice des services de tournée (par exemple, un carnet de visite Fly-In).

• Remplir les sections pertinentes des rapports de villes et de tout autre rapport de suivi ;
• Effectuer des tâches administratives générales telles que les rapports ponctuels, le classement, la photocopie, l'expédition, etc.;
• Participer activement à l'établissement d'un environnement de travail convivial, sécuritaire et créatif;
• Soutenir les autres coordonnateurs.trices dans leurs tâches et les remplacer ponctuellement à l'occasion ;
• Participer activement aux opérations de montage et de démontage et assister les collègues dans leurs responsabilités de transfert.

• L'expérience et les connaissances en ressources humaines sont essentiels;
• Diplôme en Ressources Humaines, Tourisme, Gestion de Production ou Administration ; un atout;
• Deux à quatre ans d'expérience générale dans un environnement de tournée;
• Expérience en gestion d'invalidité, un atout;
• Bonnes compétences interpersonnelles et sensibilité interculturelles ;
• Solides compétences organisationnelles et multitâches;
• Expérience en gestion de transport et d'hébergement pour de grands groupes, un atout;
• Expérience de voyage, de travail et de vie à l'étranger ;
• Connaissance des applications Microsoft dans un environnement Windows ;
• La maîtrise de l'anglais parlé et écrit est essentielle ; toute langue supplémentaire parlée et/ou écrite est un atout ;
• Disponibilité pour travailler en tournée à temps plein et pour travailler dans des pays étrangers;
• Permis de conduire valide.

Additional Information

• Organize and follow up on activities related to immigration, as directed by the Senior Immigration Advisor;
• Organize and follow up on activities related to social security matters, as directed by IHQ;
• Administer all follow-up work about workers’ compensation;
• Liaise with tour employees and artists, the group insurance provider and IHQ in all matters relating to group insurance;
• Promote and support the use of the Employee Assistance Program (EAP) and other Human Resources services in place;
• Based on the list of preferred medical providers, visit medical clinics and specialists in each city as required;
• Support tour departments and administer Cirque’s work wear program, work clothing policy and years of service recognition program;
• Working with the Tour Services Director, support new employees and artists and provide them with orientation.

• Support the Tour Services Director regarding travel and lodging procedures and activities as required;
• Book lodging for touring personnel according to directives provided by the Tour Services Director and Technical Director;
• Analyze transport needs for regular touring personnel and Fly-Ins hired for transfers;
• Arrange city-to-city travel, luggage/office vans and flights for staff;
• Prepare the rooming list in keeping with tour policies and employee seniority;
• Produce, communicate and monitor transport schedules;
• Coordinate the booking of airline tickets in collaboration with the travel agency;
• Manage ad hoc problems with accommodation and travel arrangements;
• Coordinate and communicate the information required for all staff transfers and annual vacation leave;
• Ensure compliance with the organization’s travel and lodging policies on tour;
• Produce a tour book for staff and specific documentation requested by the Tour Services Director (e.g. Fly-In tour book).

• Complete relevant sections of city reports and any other follow-up reports;
• Carry out general administrative tasks such as ad hoc reporting, filing, photocopying, shipping, etc.;
• Actively participate in establishing a convivial, safe and creative work environment;
• Support the other coordinator in their tasks and occasionally replace them on occasion;
• Actively participate in set-up and tear-down operations and assist colleagues in their transfer responsibilities.

• Human Resources experience and knowledge is mandatory;
• Degree in Human Resources in Tourism, Production Management, Administration; a bachelor’s degree, an asset;
• Two to four years’ general experience in a touring environment;
• Experience with disability management, an asset;
• Good people skills and cross-cultural awareness and sensitivity;
• Strong organizational and multitasking skills;
• Experience managing transport and lodging for large groups, an asset;
• Experience travelling, working and living abroad;
• Knowledge of Microsoft applications in a Windows environment;
• Fluent in spoken and written English is essential; any additional language spoken and/or written is an asset;  
• Availability to tour full time and to work in foreign countries;
• Valid driver’s license.