Oficial de logística y compras - Tibú, Norte de Santander en Mercy Corps

Oficial de logística y compras - Tibú, Norte de Santander

Ubicación: Tibú – Norte de Santander, con viajes a los municipios de intervención.
Estado de la posición: Jornada completa, indefinido
Nivel Salarial: Nivel IV.

Nivel de Riesgo: X Nivel 3 ☐ Nivel 2 ☐Nivel 1

Acerca de Mercy Corps
Mercy Corps es una organización global líder impulsada por la convicción de que un mundo mejor es posible. En situaciones de desastre, en contextos difíciles y en más de 40 países alrededor del mundo, trabajamos en alianza para poner en marcha soluciones audaces, ayudando a las personas a superar la adversidad y construir comunidades más fuertes desde adentro. Ahora, y para el futuro.

En Colombia hemos trabajado desde 2005 en diferentes departamentos, creando alianzas y oportunidades con el sector público, privado y la sociedad civil con innovación, impacto e influencia a través de diferentes programas. Bajo diferentes líneas de acción y soluciones duraderas como la atención humanitaria integral a personas afectadas por el conflicto o los desastres naturales; la mediación de conflictos por la tierra, las mujeres rurales y las cadenas agrícolas productivas, la educación y protección de niños, niñas y jóvenes en riesgo; desarrollo económico inclusivo, atención humanitaria de emergencia, resiliencia y en función de la construcción de paz en Colombia.

El Programa/Departamento/Equipo
Mercy Corps implementa el programa Protierra Catatumbo el cual apoyará a familias rurales de Tibú, El Tarra y Sardinata, entre 2023 y 2030 y es financiado por la Fundación Howard G. Buffett, dirigida a construir una economía rural vibrante en la región, promoviendo los medios de vida y una economía campesina sostenible, ampliando los derechos sobre la tierra, sustituyendo las economías ilícitas e ilegalizadas y fortaleciendo la economía solidaria, la transformación agropecuaria y el acceso a mercados competitivos con pagos justos para 4.800 pequeños agricultores.

Este programa se ejecutará en coordinación con la Agencia Nacional de Tierras Agencia, la Unidad de Restitución de Tierras, la Agencia de Renovación del Territorio y el SENA, contribuyendo a la implementación de los Acuerdos de Paz y al PDET Catatumbo. Además, con estrecho trabajo con las Alcaldías de Tibú, El Tarra y Sardinata, las Juntas de Acción Comunal y las organizaciones de productores, campesinas y étnicas para construir el camino hacia la Paz en el Catatumbo.

El Puesto
El/la Oficial de Logística y Compras es responsable de garantizar la gestión eficiente, oportuna y transparente de los procesos logísticos y de adquisición de bienes y servicios para los programas y operaciones de Mercy Corps en Tibú, Norte de Santander. Su función principal es asegurar que los materiales, suministros y servicios requeridos lleguen a tiempo, cumplan con los estándares de calidad, en conformidad con las políticas y procedimientos logísticos de Mercy Corps.

Este rol abarca todas las etapas de la cadena de suministro: desde la planificación de compras, la selección y negociación con proveedores, la recepción y verificación de productos, hasta el control de inventarios, almacenamiento y despacho de productos. Igualmente, implica un acompañamiento logístico continuo que garantice la trazabilidad, el registro adecuado de la información y la satisfacción de las áreas solicitantes.

El/la Oficial trabajará en estrecha coordinación con los equipos de programas, finanzas, administración y trabajo articulado con proveedores, promoviendo la eficiencia operativa, el cumplimiento de políticas y procedimientos de Mercy Corps y la integridad en todas las transacciones. Además, deberá velar por el cumplimiento de las políticas ide logística y adquisiciones de Mercy Corps, y contribuir activamente al fortalecimiento de los procesos internos, la rendición de cuentas y la mejora continua.

Responsabilidades Esenciales

• Reconocer las oportunidades para acciones innovadoras y crear un entorno en el que puntos de vista alternativos son bienvenidas.
• Priorizar y organizar acciones y recursos para lograr objetivos y contribuir a la estrategia nacional de desarrollo.
• Desarrollar y organizar actividades que aseguren recursos para el área de compras y logística y convencer a las partes interesadas para que brinden apoyo.
• Mantener una comunicación respetuosa, empática y centrada en los principios humanitarios.
• Cumplimiento de normas de Salvaguarda y SG-SST:
• Promover un entorno seguro y libre de riesgos para todos los participantes, colegas y socios.
• Cumplir con las políticas institucionales de salvaguarda, protección infantil y prevención del acoso.
• Aplicar las normas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en todas las actividades del cargo.

ESTRATEGIA Y PLANIFACIÓN

• Participar activamente en la planificación logística y de adquisiciones, asegurando que las necesidades de los programas y operaciones se anticipen y se integren en los planes operativos de Mercy Corps en Tibú, Norte de Santander.
• Elaborar y mantener actualizado el plan de adquisiciones, en coordinación con los equipos de programas, finanzas y administración, garantizando la alineación con los presupuestos aprobados y los cronogramas de implementación de los proyectos.
• Analizar las necesidades logísticas y de suministro de la oficina y los programas, proponiendo estrategias que optimicen los tiempos de respuesta, reduzcan costos y mantengan los estándares de calidad requeridos.
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos de logística y compras, implementando buenas prácticas y contribuyendo al fortalecimiento de los sistemas internos de gestión.
• Asegurar que la planificación logística y de adquisiciones esté en conformidad con las políticas y procedimientos de Mercy Corps, así como con los requisitos de los donantes y la normativa local.
• Monitorear el cumplimiento del plan de adquisiciones, elaborando reportes periódicos que permitan la toma de decisiones oportuna y estratégica por parte de la gerencia y los equipos de programa.

GESTIÓN DE EQUIPO / ÁREA

• Apoyar en las actividades de rendición de cuentas, comunicar las expectativas y proporcionar información constructiva de manera formal e informal con reuniones periódicas de uno a uno y revisiones de rendimiento.
• Crear y mantener un ambiente de trabajo de respeto mutuo donde los miembros del equipo se esfuerzan por lograr la excelencia. Contratar, orientar y dirigir a los miembros del equipo según sea necesario.
• Ayudar a los miembros del equipo con información, herramientas y recursos para mejorar el rendimiento y alcanzar objetivos comunes.
• Asegurar el cumplimiento de las normas y políticas de almacenes de Mercy Corps
• Orientar, hacer seguimiento y coordinar con los miembros del equipo y proveedores locales según sea necesario.
• Ser propositivo, tener capacidad para trabajar tanto individualmente como en equipo.

• Afrontar con ánimo y buena disposición cualquier otra tarea que le sea asignadas para el efectivo desarrollo del Programa

FUNCIONES GENERALES
GESTIÓN DE ALMACENAMIENTO Y LOGÍSTICA
• Cumplir con las políticas y estándares de Mercy Corps y procesos programáticos, financieros,
administrativos, compras, logísticos, recursos humanos, y de seguridad.
• Gestionar los espacios de entregas de insumos y especies para el programa
• Acompañar los alistamientos y entrega de insumos de proveedores
• Validar que las NBR (Notas de bienes recibidos) se encuentre correctamente diligenciadas para ser entregadas a la especialista logística
• Apoyar los procesos de entrega a participantes en los diferentes corregimiento, veredas y municipios de intervención
• Apoyar al especialista logístico en el desarrollo de la actividades operativas y administrativas
• Realizar seguimiento a las entregas a participantes Vs OP
• Apoyar los espacios de logística en cuanto entrega, cargue y descargue
• Gestionar los procesos de compra que le sean asignados
• Apoyar en la búsqueda de espacio de almacenamiento para las respectivas
entregas.
• Apoyar los procesos de adquisición, inventario, recepción, almacenamiento (protección), despacho y contabilidad de los materiales del programa.
• Asistir los inventarios de acuerdo con seguimiento de stocks y bodegas, generando alertas a
tiempo para la emisión de pedidos.
• Apoyar y trabajar articuladamente con los oficiales de compra y el especialista logístico para los alistamientos de los productos desde las bodegas de los proveedores junto con la validación de las herramientas necesarias para manipular materiales, equipo de pesaje, y embalaje.
• Acompañar la salida y llegada de vehículos a los respectivos puntos de entrega, coordinando con el
programa la entrega en la fecha y hora acordada.
• Apoyar validaciones diarias de inventario y preparar informes sobre la cantidad y calidad de los
productos recibidos/despachados junto con los controles respectivos de existencias cuando sean requeridos.
• Informar de manera inmediata las novedades, daños, devoluciones o diferencia en las unidades de
medida de “recepción” (recibida) y “emisión” (enviada), analizando razones y motivo de la situación
presentada al especialista logístico y coordinador de operaciones.
• Validar que la documentación se encuentre de forma precisa y transparente de acuerdo con las actividades del almacén correspondiente.
• Dar soporte en cuanto verificar que los documentos verificaciones se encuentren completos
• Verificar el ingreso y salidas de mercancía cotejando la verificación de inventarios y órdenes de pedido emitidas por Mercy Corps.
• Acompañar las entregas en terreno a los participantes cuando sea requerido por parte del
programa, apoyando la gestión de entrega y validaciones.
• Garantizar que las políticas y formatos de adquisición y bodegas de Mercy Corps se cumplan
(política de administración de almacenes de campo.)
• Garantizar el correcto funcionamiento de las herramientas y tableros de control del área (Estado de
procesos, Templates)
• Apoyar al especialista bdr logística y / o coordinador de operaciones en informes mensual, semestral y anual del programa referente a los procesos logísticos.
• Apoyar el desarrollo de la matriz de riesgo correspondiente a los proveedores de la regional.

GESTIÓN DE COMPRAS

• Preparar la documentación requerida de procesos de compras, contratación de servicios hasta finalizar el proceso de acuerdo con la política de compras.
• Realizar los procesos de contratación en cuanto umbrales, micro compra, compras pequeñas y gestión con el acompañamiento de la Gerencia de compras de los procesos de licitación estándar, de acuerdo con el manual de compras de Mercy Corps.
• Garantizar el proceso de liquidación de contratos con sus respectivos documentos de cierre.

• Asegurar que las actividades de adquisición de Mercy Corps sean legales, eficientes y confiables, justas y transparentes.
• Hacer cumplir el uso apropiado de los topes de adquisiciones y los procedimientos de aprobación.
• Asistir al programa y al personal operativo en reuniones regulares de planificación de adquisiciones
• Revisar y retroalimentar SC y términos de referencia - licitaciones
• Identificar proveedores potenciales locales, corregimentales y veredales.
• Solicitar, clasificar y analizar cotizaciones y ofertas del mercado para socializarlas con las diferentes áreas según la necesidad de acuerdo con las políticas y formatos de Mercy Corps.

RESPONSABILIDADES DE SALVAGUARDA

● Aprender activamente sobre salvaguarda e integrarla en su trabajo, incluyendo la identificación de riesgos y medidas de mitigación relacionadas con su área.
● Practicar los valores de Mercy Corps, incluyendo el respeto por la dignidad y el bienestar de los participantes y de sus compañeros/as de equipo.
● Fomentar la apertura y la comunicación en su equipo; alentar a los miembros del equipo a presentar reportes si tienen alguna inquietud, utilizando los mecanismos de denuncia disponibles, por ejemplo, la Línea Directa de Integridad u otras opciones.

RESPONSABILIDADES DEL SG-SST

• Participar y apoyar activamente en las actividades y cumplir con las responsabilidades como miembro de equipo con el SG-SST (Sistema de Gestión, Salud y Seguridad en el Trabajo)
• Asegurar el cumplimiento de los procedimientos y políticas de SG-SST según lo determinado por la organización y la normativa vigente al respecto.

Responsabilidad de supervisión
N/A

Responsabilidad:
Informes directamente a: Especialista logístico- Coordinador de Operaciones- Gerencia de compras y Sub-Gerencia de programa.
Trabaja directamente con: Equipos de compras, programas, finanzas, administración y programas.

Rendición de Cuentas ante Participantes y Actores Clave
Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps respalden todos los esfuerzos relacionados con la rendición de cuentas, especialmente hacia nuestros participantes de programas, socios comunitarios, otros actores clave y las normas internacionales que rigen el trabajo de ayuda humanitaria y desarrollo. Estamos comprometidos con involucrar activamente a las comunidades como socios iguales en el diseño, monitoreo y evaluación de nuestros proyectos en terreno.

Calificaciones Mínimas y Habilidades Transferibles

• Profesional áreas administrativas, logística, económicas, financieras, ingeniería o afines.
• Homologable con 2 (dos) años de experiencia en logística agropecuaria o de programas de sostenibilidad alimentaria.
• Dos (2) años de experiencia demostrable en cargos de logística, cuyas funciones estén relacionadas con la operación de la cadena de suministro recepción, almacenamiento y despacho de productos.

• Dos (2) años de gestión de inventarios y/o de bodegas especialmente con enfoque de grandes superficies de todos los sectores (deseable mercado agropecuario), software de inventarios y documentos de soporte.
• Conocimiento en gestión de transporte de mercancías a nivel nacional y local.
• Conocimiento básico en presupuestación y análisis de costos.
• Buen manejo de Excel y herramientas de Microsoft Office.
• Capacidad para gestionar múltiples solicitudes y priorizar tareas de forma eficiente.
• Conocimiento de los estándares de Esfera y otra capacitación en respuesta humanitaria (deseable)
• Conocimiento de regulaciones y estándares relevantes en sectores como la agroindustria y agropecuario relacionadas con la seguridad alimentaria, transporte y almacenamiento de productos. (especies menores, insumos agropecuarios, fertilizantes y semillas, entre otros)

Condiciones de Vida / Condiciones Ambientales
El puesto tiene su base en Tibú, Norte de Santander y requiere hasta un 40 % de viajes para apoyar a los programas de país, lo que puede incluir desplazamientos a zonas inseguras donde la libertad de movimiento es limitada y a áreas con servicios básicos restringidos. La vivienda para este puesto será individual, el personal tendrá acceso a servicios médicos de buena calidad y las condiciones de vida serán de alto estándar.

Aprendizaje Continuo
En línea con nuestra convicción de que las organizaciones que aprenden son más eficaces, eficientes y relevantes para las comunidades a las que servimos, empoderamos a todos los miembros del equipo a dedicar el 5 % de su tiempo a actividades de aprendizaje que promuevan su crecimiento y desarrollo personal y/o profesional.

Equipo Compromiso y Efectividad
Lograr nuestra misión comienza por cómo construimos nuestro equipo y colaboramos. Al reunir personas con variedad de experiencias, antecedentes y perspectivas, fortalecemos nuestra capacidad para resolver desafíos complejos e impulsar la innovación. Fomentamos una cultura de confianza y respeto, donde cada miembro del equipo es valorado por sus contribuciones, se le empodera para alcanzar su máximo potencial y se le motiva a dar lo mejor de sí. Reconocemos que construir un equipo fuerte y eficaz es un proceso continuo, y seguimos comprometidos con aprender, mejorar y crecer juntos.

Igualdad de Oportunidades de Empleo
Mercy Corps es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades, comprometido con brindar igualdad de oportunidades laborales a todos los empleados y candidatos calificados, sin distinción de raza, color, sexo, orientación sexual, religión o creencias, origen nacional, edad, discapacidad, estado civil, condición de veterano u otras características protegidas por la legislación aplicable.

Salvaguarda y Ética
Mercy Corps está comprometida a garantizar que todas las personas con las que entramos en contacto a través de nuestro trabajo, ya sean miembros del equipo, miembros de la comunidad, participantes de programas u otros, sean tratadas con respeto y dignidad. Nos adherimos a los principios fundamentales sobre la prevención de la explotación y el abuso sexual establecidos por el Secretario General de la ONU y el IASC, y hemos firmado el Esquema Interagencial de Divulgación de Conductas Inadecuadas. No toleraremos el abuso infantil, la explotación sexual, el abuso o el acoso por parte de, o hacía, nuestros miembros del equipo. Como parte de nuestro compromiso con un entorno laboral seguro e inclusivo, se espera que los miembros del equipo se conduzcan de manera profesional, respeten las leyes y costumbres locales y adhieran en todo momento a las Políticas y Valores del Código de Conducta de Mercy Corps. Los miembros del equipo deben completar cursos obligatorios en línea sobre el Código de Conducta al ser contratados y de manera anual.

Como postulante, si eres testigo o experimentas cualquier forma de conducta sexual inapropiada durante el proceso de reclutamiento, por favor repórtalo a la Línea Directa de Integridad de Mercy Corps ([email protected]).