Healthcare management assistant Medische Genetica (Gent, 9000) en Universiteit Gent

Jouw opdracht

Je wordt tewerkgesteld op twee werkplekken: 

Labo Medische Genetica – UZ Gent - gebouw MRB1, ingang 34

• Je bent verantwoordelijk voor alle bestellingen voor labo Medische Genetica. Je werkt hiervoor nauw samen met labo-supervisoren en bestelverantwoordelijken van de verschillende deellabo’s.  Je fungeert als centrale schakel tussen de deellabo’s en leveranciers, je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de continuïteit van de laboratoriumactiviteiten.
• Je staat in voor de dagdagelijkse controle en opvolging van aankoopfacturen.  Het opmaken van verkoopfacturen behoort eveneens tot jouw takenpakket.
• Je beheert de dienstmailbox en behandelt inkomende en uitgaande telefoons: interne/externe communicatie met zowel interne administratieve diensten als externe leveranciers. Je verstrekt informatie, behandelt klachten, denkt probleemoplossend en rapporteert hierover intern.
• Je verstuurt stalen naar externe labo’s en pakketten via koerier.

Poli Medische Genetica – UZ Gent - gebouw 0K5, ingang 81

• Je staat in voor de receptie van de stalen en  de registratie van diagnostische stalen/consulten in het diensteigen programma GLIMS.
• Je maakt afspraken via Ultragenda en bent in staat om complexe, gecombineerde afspraken op een accurate manier in te plannen.
• Je bent medeverantwoordelijk voor het financiële beheer van de conventie Klinische Genetica en het opmaken van begrotingen (Team Buitenland/Cel Sofia).
• Je beheert de dienstmailbox en behandelt inkomende en uitgaande telefoons: interne/externe communicatie met zowel patiënten als verwijzers. Je verstrekt informatie, behandelt klachten, denkt probleemoplossend en rapporteert hierover intern.
• Je staat in voor de verwerking van medische verslagen. Je controleert de spelling, verzorgt de lay-out en koppelt de verslagen in GLIMS/EPD.
• Je staat in voor de elektronische archivering van documenten en dossiers.
• Je geeft ondersteuning bij administratieve taken waar nodig.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Isabelle Rasschaert via [email protected] (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Jouw profiel

Kennis en ervaring

• Diploma bachelor Healthcare Management Assistant is een pluspunt.
• Je bent pas afgestudeerd of je hebt een eerste werkervaring achter de rug. Laatstejaarsstudenten worden ook toegelaten tot de selectieprocedure. 
• Kennis van SAP S4/Hana wordt sterk gewaardeerd.
• Je bent computervaardig en werkt vlot met MS office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), je staat open voor nieuwe technologieën en zal deze actief introduceren om het team en de dienst te versterken.
• Brede kennis van de medische terminologie is een meerwaarde.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en beheerst een actieve kennis van het Frans en Engels in functie van contact met patiënten, anderstalige medewerkers en diverse leveranciers.

Vaardigheden en attitudes

• Je werkt op een effectieve, positieve manier samen met collega’s, deelt kennis en draagt bij aan een motiverende teamdynamiek.
• Je bent stressbestendig en flexibel en stelt je empathisch en discreet op.
• Je streeft actief mee om processen te optimaliseren om de efficiëntie te verhogen, de kosten te beheersen en de verspilling te minimaliseren.
• Je bent voldoende verantwoordelijk om jouw eigen kennis up-to-date te houden.

Wat bieden we jou?

Je wordt tewerkgesteld met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor. Laatstejaarsstudenten worden ook toegelaten tot de selectieprocedure. 

Bezorg ons ten laatste op 05-10-2025 om 23.59 uur  de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. Laatstejaarsstudenten dienen over het gevraagde diploma te beschikken op de datum van indiensttreding. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieproeven. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via [email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.