| Section 1 bleue | Milieu de travailLe Secrétariat général joue un rôle stratégique dans la gouvernance de HEC Montréal. Il est constitué de cinq principaux secteurs: Service des affaires juridiques et secrétariat des instances, Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives, Services à la communauté étudiante, Service de gestion de carrière et de la Direction des relations et des ententes avec les communautés. Il est également répondant en matière d’accommodement et d’accès à l’information ainsi que responsable de la protection des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités, le Secrétariat général a pour mandat de développer, mettre en place et gérer le programme d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI) de HEC Montréal, en collaboration avec les différents services et directions de l’École. Il gère de plus les politiques sur la prévention et la lutte aux violences à caractère sexuel et sur le harcèlement. |
| Section 2 grise | Rôle et responsabilitésLe directeur ou la directrice des affaires juridiques et des instances assume la responsabilité des affaires juridiques de HEC Montréal, excluant le droit du travail. La personne titulaire de cet emploi protège les intérêts de l’institution, notamment en matière de gouvernance, de recherche, de protection des renseignements personnels, de gestion contractuelle et de conformité légale et réglementaire. Elle agit à titre de conseillère stratégique auprès de la direction générale et des instances décisionnelles, tout en étant elle-même activement impliquée dans les dossiers complexes et sensibles. Par ailleurs, elle agit à titre de secrétaire des instances de l’École ainsi que de leurs comités. Elle voit à la nomination des membres, veille à la tenue des réunions, voit à la rédaction et à la diffusion des procès-verbaux et s’assure du respect des lois, politiques, normes et règlements administratifs en vigueur à HEC Montréal. Elle encadre une équipe comprenant un conseiller en conformité et éthique, qu’elle supervise et accompagne dans la réalisation des mandats confiés, tout en demeurant une praticienne directement engagée dans l’analyse et la résolution des enjeux juridiques et pouvant compter sur ses collègues du Secrétariat général. La personne exerce également un rôle de représentation auprès des organismes publics, des instances administratives et des partenaires institutionnels, contribuant ainsi au rayonnement de l’École et à la défense de ses intérêts. Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi : Affaires juridiques et conformité Assume la responsabilité des affaires juridiques de l’École et en assure la bonne gestion en excluant le droit du travail. Protège les intérêts de l'institution en encadrant la rédaction, la négociation et l'analyse des contrats et ententes. Rédige, révise et valide les contrats de services, d’approvisionnement, de construction, de recherche et d’affiliation. Conseille la direction générale, les gestionnaires et les instances sur l’ensemble des enjeux juridiques et réglementaires, en anticipant les risques et en proposant des solutions pragmatiques et adaptées.
Représente l’École devant les tribunaux judiciaires, administratifs ou quasi judiciaires et encadre les mandats confiés à des procureurs externes. Agit comme secrétaire des instances de l’École et de leurs comités, prépare les rencontres, veille à la tenue et à la rédaction des procès-verbaux et assure le respect des exigences légales et réglementaires. Encadre et supervise la gestion des dossiers relatifs à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, en supervisant les comités internes concernés et en réalisant les évaluations de facteurs relatifs à la vie privée. Contribue à l’instauration et au maintien d’une culture institutionnelle axée sur l’intégrité, la transparence, la responsabilité et le respect des normes éthiques les plus élevées. Procède à l’analyse du droit applicable et rédige des avis juridiques de toute nature sur toute question touchant l’institution.
Gouvernance et instances Agit comme secrétaire des instances, assure la préparation des réunions et la qualité des procès-verbaux. Veille au respect des règles de gouvernance et de transparence applicables à l’École. Coordonne la préparation et la mise à jour des règlements, politiques, directives et procédures institutionnels, en collaboration avec les directions concernées. Participe à la reddition de comptes de l’institution auprès de ses différentes instances internes et externes.
Protection des renseignements personnels et accès à l’information Assume la responsabilité institutionnelle de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels. Dirige le comité multidisciplinaire sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Réalise les évaluations de facteurs relatifs à la vie privée et assure la conformité des pratiques institutionnelles. - Responsable d’analyser et de traiter les demandes d’accès à l’information dans les délais prescrits et veille à la qualité des réponses fournies.
Représentation externe et rayonnement Représente l’École auprès d’instances judiciaires, administratives, gouvernementales et interuniversitaires ainsi qu’auprès de divers partenaires, notamment dans les forums et les comités sectoriels. Participe à des groupes de travail et des comités sectoriels, notamment ceux portant sur la recherche, la gouvernance et la protection des données. Défend les intérêts institutionnels et contribue à la reconnaissance de l’École comme acteur crédible et responsable dans le milieu de l’enseignement supérieur.
Gestion des ressources humaines, financières et matérielles Planifie, organise, dirige, contrôle et évalue l’ensemble des ressources humaines, financières et matérielles sous sa responsabilité. Identifie et met en place une structure de travail permettant la mobilisation de la main-d’œuvre pour atteindre les objectifs opérationnels. À cet effet, planifie la main-d’œuvre requise, encadre les activités d’embauche, d’accueil, d’intégration, d’évaluation, de formation et autres activités de gestion des ressources humaines. Assure le suivi des budgets relatifs aux activités sous sa responsabilité et réalise les travaux de préparation nécessaires à la présentation budgétaire. Assure les redditions de comptes en lien avec son champ d’activités. Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.
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| Section 3 bleue | Profil recherché Baccalauréat en droit (LL. B) et un minimum de six années d’expérience de travail pertinentes, notamment dans un rôle-conseil stratégique ainsi qu'en gestion de dossiers complexes et sensibles de préférence dans le secteur public, parapublic ou universitaire Membre en règle du Barreau du Québec Très bonne connaissance du droit administratif, du droit des assurances, du droit contractuel, du droit de la protection des renseignements personnels ainsi que de la propriété intellectuelle et de la responsabilité civile Très bonne connaissance des lois applicables au milieu universitaire et plus spécifiquement à l’École Très bonne connaissance dans la rédaction d’avis juridiques, de contrats, de rapports, de politiques et de procédures Bonne connaissance des outils technologiques liés au domaine juridique Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant Excellente connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites Habilités reconnues en négociation, persuasion et gestion de situations sensibles Habilités dans les communications écrites et orales Esprit de synthèse, capacité d’analyse et habileté pour la résolution de problèmes et de situations complexes Forte capacité à développer et maintenir des relations harmonieuses avec les collaborateurs internes et externes favorisant un climat de confiance et de collaboration Compétences en matière de planification, de sens des priorités et de sens de l’organisation Habiletés de gestion permettant au titulaire de motiver, impliquer et mobiliser son personnel Capacité à exercer un leadership affirmé en rôle-conseil stratégique ainsi qu'à conjuguer l’encadrement de ressources et l’implication personnelle dans les dossiers Respect des règles d’éthiques irréprochables, sens du jugement élevé, rigueur et grande intégrité professionnelle.
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