Assistant(e) à la production de documents - G5 (DC) (Genève, CH) en ILO Homepage
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Grade: G5
No. du poste: DC/ISSA/G/2025/01
Date de publication: 9 septembre 2025
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 20 octobre 2025
Job ID: 13283
Départment: ISSA
Unité: ISSA
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Durée du contract: 12 mois (renouvelable jusqu'à 3 années consécutives)
Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.
Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.
Peuvent soumettre leur candidature:
- Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
- Les candidats/tes externes*
*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à [email protected].
Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Un an de contrat à durée déterminée sera accordé. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.
*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 79,366 CHF par an.
Introduction
L’Association internationale de la sécurité sociale (AISS) est la principale organisation internationale à l’intention des institutions, ministères et agences publiques en charge de la sécurité sociale. Fondée en 1927 sous les auspices de l’Organisation internationale du Travail, l’AISS compte plus de 330 institutions membres dans plus de 160 pays.
Le poste est à pourvoir au sein de la branche des Services aux membres et Promotion (MSP) de l’AISS. La branche MSP est le département de l’AISS responsable des communications, des publications, des événements et des activités favorisant l’engagement envers les membres et envers les membre.
Sous la direction du Directeur de MSP, le/la titulaire du poste fournira divers services de traitement de texte courants pour soutenir les activités linguistiques et de publication de l’AISS. Le/la titulaire du poste traitera les demandes de traduction et d’interprétation de l’AISS, apportera un soutien aux événements en ligne de l’AISS et à la production de publications. Le/la titulaire du poste travaillera de manière indépendante; son travail sera contrôlé pour s’assurer que les résultats sont fournis en temps voulu. La supervision reçue sera centrée sur la qualité de l’exécution des processus et sur la fourniture d'un soutien technique et en matière de développement. Le/la titulaire du poste collaborera avec l’ensemble de l’AISS.
Le/la titulaire du poste travaillera sous la responsabilité directe du Directeur de MSP.
Fonctions et responsabilités essentielles
- Recevoir et enregistrer les demandes de traduction émanant de MSP et d’autres unités en utilisant les systèmes appropriés; distribuer les documents à traduire aux traducteurs et suivre leur retour . Traiter les factures correspondantes.
- Aider à la maintenance et à la mise à jour des bases de données textuelles et terminologiques de l’AISS par l’ajout de termes et l’intégration régulière des documents finalisés.
- Le cas échéant, utiliser des outils de traduction en ligne pour préparer des traductions courantes en interne ou préparer le texte pour une post-édition par des traducteurs.
- Traiter et suivre les transactions de routine dans le progiciel de gestion intégrée (ERP) de l’AISS pour les activités de traduction et d’interprétation.
- Fournir sur instruction un soutien logistique avant et pendant les événements en ligne de l’AISS, incluant le recrutement des interprètes, l’intégration des interprètes et des intervenants, le lancement de l’événement, le partage des présentations PowerPoint, des vidéos, des sondages, etc. et la surveillance des éventuels problèmes. Télécharger et sauvegarder tous les rapports post-événement.
- Produire des documents officiels de complexité variable (mise en forme, lecture, vérification, finalisation, support Web), conformément aux normes applicables (Guide de style de l’AISS, identité visuelle de l’AISS et modèles appropriés). Se tenir informé(e) des règles, dispositions réglementaires, procédures et processus pertinents en matière d’administration, d’édition et d'identité visuelle, et veiller à leur application. Mettre en forme des documents officiels tels que des textes fortement remaniés en mode suivi des modifications, des tables des matières, des notes de bas de page, des bibliographies, des tableaux et des figures, conformément aux normes en vigueur. Importer et reformater des tableaux statistiques et des figures complexes provenant de diverses sources.
- Contrôler la qualité des documents préparés par les autres unités afin d’assurer la cohérence de la mise en forme avec l’original (par exemple, paragraphes, tableaux, figures, notes de bas de page). Organiser et participer à des vérifications bilingues/trilingues de l’exactitude et de la cohérence du format (niveaux de titre, nombre de paragraphes, nombre de notes de bas de page, titres, dates, figures, table des matières, etc.) et l’insertion dans le document final de nouveaux éléments dans les différentes versions linguistiques après validation par le superviseur. Travailler sur les documents finaux et les compiler au format requis pour la publication sur le site Web de l’AISS.
- Préparer les mises en page finales conformément aux spécifications typographiques à l’aide de logiciels de publication assistée par ordinateur et de logiciels graphiques, saisir les corrections dans toutes les versions traduites, formater et convertir les documents, sauvegarder les textes et vérifier les épreuves avant la production finale.
- Assumer d’autres tâches pertinentes à la demande du Directeur de MSP et du Secrétaire général.
Qualifications requises
Formation
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.. Un diplôme en terminologie ou en révision serait un atout.
Expérience
Au moins cinq ans d’expérience pertinente.
Langues
Excellente maîtrise de l’anglais et connaissance pratique d’une deuxième langue de travail (français ou espagnol). Une connaissance pratique de l’une des deux autres langues de travail (français/espagnol ou allemand) de l’AISS serait un atout.
Compétences
- Bonnes compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication.
- Bonne connaissance, expérience et capacité à utiliser et à appliquer les règles, règlements, politiques, procédures et processus applicables en matière d’administration, d’édition et d’identité visuelle.
- Maîtrise et expérience avérée dans l’utilisation de suites logicielles telles qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams), et Adobe Acrobat DC.
- Aptitude à comprendre le fonctionnement des outils bureautiques, des logiciels de traduction, des outils d’organisation d’événements en ligne, des logiciels, systèmes et applications informatiques et des plateformes Web et à les utiliser efficacement
- Capacité à faire des recherches dans des bases de données et à modifier des informations.
- Bonne capacité d’analyse et souci du détail.
- Bonnes compétences en matière de gestion des clients, internes et externes.
- Bonne capacité d’organisation.
- Aptitude à définir et appliquer des normes de qualité élevées.
- Aptitude à travailler de façon autonome et au sein d’une équipe.
- Aptitude à assumer la responsabilité des résultats.
- Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter et à inspirer un comportement non discriminatoire, inclusif et sensible aux considérations de genre.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - [email protected] - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.
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