Hybrid Bilingual (French/English) Receptionist en Catholic Children’s Aid Society of Hamilton

Réceptionniste Bilingue (Français-Anglais)

Relève de : Superviseur(e), équipe de gestion des documents

Classification : emploi permanent, à temps plein, 35 h par semaine; poste syndiqué

Type d’affectation : poste permanent à pourvoir

Échelle salariale : de 45 864 $ à 54 412 $ par année

Date de début : le plus tôt possible

Date limite de réception des candidatures : lundi 1^er septembre 2025, 23 h 59. Les candidatures reçues seront examinées au fur et à mesure. 

Processus de candidature : Posez votre candidature à partir de la section « Carrières » de notre site Web, à hccas.ca/fr. Le formulaire à cet effet est disponible en anglais seulement. 

Guidés par les valeurs et les enseignements catholiques, nous offrons des services bilingues (en anglais et en français) aux enfants, aux jeunes et aux familles de la communauté de Hamilton dans le but d’assurer leur sécurité et leur bien-être, de renforcer les familles et de favoriser des relations durables.

La Société d’aide à l’enfance catholique de Hamilton s’est engagée à se doter d’une main-d’œuvre qui reflète la diversité de la ville de Hamilton et encourage fortement les candidatures de toutes les personnes qualifiées, surtout celles qui peuvent apporter différents points de vue et contribuer à une plus grande diversité d’idées au sein de l’organisme.

Les candidates et les candidats qualifiés doivent posséder les compétences et les connaissances nécessaires à un travail auprès d’une population de plus en plus diversifiée, notamment être conscients des inégalités et de la façon dont elles se perpétuent et avoir les compétences pour y remédier, de façon spécifique aux exigences de l’emploi.

Nous sommes présentement à la recherche d’une ou d’un réceptionniste bilingue (français-anglais), qui se joindra à notre équipe à Hamilton dans le cadre d’un emploi permanent à temps plein. Ce poste permettra de garantir que des services en français seront toujours offerts par la Société à tous les points de contact avec la communauté. 

Résumé des fonctions et responsabilités

• La responsabilité première de la ou du réceptionniste bilingue français-anglais est d’assurer en permanence un soutien en français et en anglais pour toutes les tâches liées à l’accueil :   
  • Veiller à ce que tous les services téléphoniques, y compris les messages vocaux et les systèmes de réponse interactifs, soient proposés activement en français et en anglais.
  • Acheminer tous les visiteurs qui se présentent dans l’immeuble, ainsi que les appels entrants, vers les ressources appropriées de la Société. 
• Utiliser tous les logiciels de la suite Microsoft Office pour communiquer avec le personnel à l’interne.
• Chaque matin, assurer l’ouverture des bureaux de la Société en s’assurant que les systèmes téléphoniques sont activés, et accomplir les tâches associées à la fermeture des bureaux à la fin des heures de travail, au besoin.
• Apporter son soutien lors de la gestion de toute situation d’urgence interne pouvant survenir.
• Dans certaines circonstances, être en contact avec les personnes recevant des services afin de leur communiquer de l’information. 
• Garder à jour un registre quotidien des activités du bureau, notamment en ce qui a trait aux livraisons, aux réunions et à la réservation de salles. 
• Offrir un soutien administratif pour la coordination des transports et des réunions, selon les besoins.   
• Garder à jour le tableau général des ressources à la disposition de la clientèle dans l’immeuble.   
• Assurer la formation du personnel de remplacement aux activités liées à l’accueil. 
• Travailler en collaboration avec d’autres membres du personnel administratif de la Société et apporter un soutien aux activités telles que la création de documents, la supervision des services de messagerie, la réception du courrier et la distribution du courrier interne dans les divers services.
• Télécharger tous les horaires de couverture des services, si nécessaire, dans l’Intranet de la Société.
• Veiller au maintien d’un climat de travail professionnel au bureau de la réception, et exécuter toutes les tâches générales liées à l’accueil, ainsi que celles qui lui auront été assignées. 
• Coordonner le travail avec la personne assurant sa supervision, et suivre ses directives après l’avoir consultée, si nécessaire. 
• Suivre la formation obligatoire et participer à la formation continue proposée par la Société.
• Adopter des comportements qui témoignent de son adhésion aux principes des pratiques anti-oppression et antiracisme, lesquelles sont fondées sur la justice, l’équité, l’égalité et le respect des croyances et des traditions d’autrui.
• Respecter les politiques en matière de santé et sécurité de la Société de même que la Loi sur la santé et la sécurité au travail et ses règlements.
• Souscrire à la mission et à la vision de la Société.
• Assumer les autres fonctions de supervision pouvant lui être assignées. 

Compétences

• Diplôme d’études secondaires avec spécialisation en bureautique.
• Maîtrise et compréhension du français à l’oral et à l’écrit de niveau CCCC. Les personnes qui franchiront les étapes du processus de recrutement devront passer un test administré par la Société visant à évaluer leurs compétences linguistiques en français et en anglais.
• Connaissance approfondie de l’utilisation de Microsoft Teams.
• Excellentes aptitudes en communications et capacité à fournir des services au grand public. 
• Capacité à garder une attitude calme et professionnelle en situation de stress; excellentes aptitudes relationnelles, tact, sensibilité et diplomatie dans les relations avec la clientèle présente dans les locaux. 
• Adhésion à la mission et à la vision de la Société d’aide à l’enfance catholique de Hamilton, et capacité à adopter les comportements professionnels en ce sens. 
• Comportement respectueux et compassion.
• Connaissance et engagement à l’égard de la philosophie anti-oppression et antiraciste.

Exigences supplémentaires propres à ce poste

• Connaissance et expérience de l’utilisation des logiciels de la suite Microsoft Office et du logiciel Teams.
• Une connaissance et de l’expérience avec les systèmes et les programmes de protection de l’enfance constituent un atout. 
• Engagement manifeste envers un leadership et un comportement exemplaire qui démontrent une éthique du travail et sont conformes à la mission et à la vision de la Société d’aide à l’enfance catholique de Hamilton.
• Comportement respectueux et empreint de compassion.
• Au moment de l’embauche, on exigera notamment les documents suivants :
  • vérification du dossier de police, conformément au projet de loi 188;
  • vérification provinciale des dossiers de la protection de l’enfance.

La Société d’aide à l’enfance catholique de Hamilton s’est engagée à se doter d’une main-d’œuvre qui reflète la diversité de la ville de Hamilton et encourage fortement les candidatures de toutes les personnes qualifiées, surtout celles qui peuvent apporter différents points de vue et contribuer à une plus grande diversité d’idées au sein de l’organisme.

Pour remplir ce poste, la Société invite les candidatures des personnes qualifiées qui s’identifient comment faisant partie d’un ou de plusieurs groupes sous-représentés visés par l’équité. Pendant le processus de candidature en ligne, les postulants et postulantes auront l’occasion de remplir un questionnaire pour indiquer s’ils s’identifient comme faisant partie d’un groupe en quête d’équité. Ce questionnaire est facultatif. Les candidats qui ne rempliront pas le questionnaire ne seront pas considérés comme étant issus d’un groupe en quête d’équité.

À la Société d’aide à l’enfance catholique de Hamilton, nous nous sommes engagés à assurer un processus de sélection impartial qui valorise l’équité, la diversité, l’inclusion et reflète la communauté catholique que nous servons à Hamilton.

Afin de minimiser les biais chez les intervieweurs, nous avons doté notre processus de sélection des mesures suivantes :

1. Notre comité d’entrevue notera les exercices écrits à l’aveugle pour éliminer tous les partis pris. 
2. Nous rechercherons des exemples récents de questions comportementales lors du processus d’entrevue.
3. Nous examinerons l’expérience de vie de la candidate ou du candidat lors de l’entrevue et de l’estimation des besoins de dotation.
4. Nous fournissons des mesures d’adaptation conformes à la LAPHO et au Code des droits de la personne de l’Ontario.
5. Nous traiterons votre candidature de manière professionnelle et strictement confidentielle.

Nous souscrivons au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous nous sommes engagés à établir un processus inclusif qui respecte la dignité et l’indépendance des personnes handicapées. Si, en raison d’un handicap, vous avez besoin d’une mesure d’adaptation pour participer au processus d’embauche, veuillez en informer notre service des Ressources humaines au moment où l’on vous convoquera à une entrevue.

Bilingual (French/English) Receptionist

Reporting to: Supervisor, Document Management

Classification: Full-Time Permanent; 35 hours weekly, union

Type of Posting: To Fill a Permanent Vacancy

Salary Range:  $45,864 – 54,412 per annum

Starting Date:  As soon as possible

Application deadline:  11:59pm Monday September 1, 2025     Applications will be reviewed on an ongoing basis. 

Application Procedure: Apply through the Career section of our website: https://hccas.ca/

Guided by Catholic values and teachings, we serve and offer bilingual (English/French) service to children, youth and families within the Hamilton community to protect their safety and well-being, strengthen families and nurture lifelong relationships.

The Catholic Children’s Aid Society of Hamilton is committed to having a workforce that is reflective of the diversity of the city of Hamilton and strongly encourages applications from all qualified individuals, especially those who can provide different perspectives and contribute to a further diversification of ideas. 

Qualified candidates must have the skills and knowledge needed to work with an increasingly diverse population as well as knowledge of inequities, how they are perpetuated, and the skills to address them, specific to the requirements of the job.

We are currently hiring a Bilingual (French/English) Receptionist to join our team in Hamilton on full time permanent basis.   This position will ensure that French Language Services are actively offered by the Agency at all points of contact with the community.

Duties: 

• The Bilingual French/English Receptionist’s primary responsibility is to consistently provide support in both English and French for all reception related duties:
  • Ensures that all telephone services, including voice messages and interactive response systems are actively offered in French and English.
  • Responsible for redirecting all incoming calls as well as visitors in the building to the appropriate resources in the Agency. 
• Utilize all products from Microsoft Office to communicate with internal staff.
• Responsible for initiating the Agency’s opening each morning by ensuring the phone systems have been activated; ensuring the agency closing procedures are completed at end of business hours when required.
• This position will be required to support in managing any internal emergencies that may arise.
• May be required to be in contact with service recipients to communicate information. 
• Maintains a daily log of office activities, such as deliveries, meetings, room bookings
• Provides administrative support in coordinating transportation and meetings as required. 
• Responsible for maintaining the general resource board available to guests in the building. 
• Responsible for ensuring back-up staff are training with reception related activities. 
• Works in collaboration with other administrative staff in the Agency and supports activities such as creating documents, overseeing courier services, receiving mail, and distributing internal mail to departments.
• Uploads all coverage schedules as necessary to the Agency’s intranet services
• Maintains a professional atmosphere at the reception desk and performs all functions relating to general reception duties or duties as assigned.
• Coordinates work with supervisor and follows the direction of the supervisor after consultation when required.
• Completes all mandatory training and participates in ongoing agency training.
• Models behaviours that demonstrates a commitment to the principles of anti-oppressive practices and anti-racism based on justice, fairness, equity, respect of the beliefs and traditions of others.
• Complies with Agency’s health and safety policies and the Ontario Health and Safety Act, and regulations.
• Committed to the Society’s mission and vision.
• Performs other duties as may be assigned by the Agency.

Qualifications:

• Secondary-school graduate with a specialization in office procedures.
• French language proficiency in Speaking/Reading/Writing/Comprehension at the CCCC Level; 
  For those applicants proceeding through the recruitment process, the Agency will administer a Language proficiency testing in French and English.
• Expert knowledge working with Microsoft Teams.
• Excellent communication skills and ability to provide services to the general public 
• Ability to maintain a calm professional demeaner under stressful situations. Maintains strong interpersonal skills, tact, sensitivity and diplomacy when working with guests in the building.
• Demonstrates a commitment to and role models behaviours that demonstrates the Mission and Vision of the Catholic Children’s Aid Society.
• Respectful and compassionate demeanor.
• Knowledge and commitment to anti-oppressive/anti-racist philosophy.

Additional Requirements for this Position:

• Knowledge and experience using computer software such as Microsoft Office and Teams
• Knowledge and experience with child welfare systems and programs is an asset.
• Able to affirm and integrate in the delivery of services the Society values which reflect the Agency’s Catholic faith, heritage, culture and traditions.
• At the time of hire, documents required will include:
  • As per Bill 188, Criminal Record and Judicial Matters Police clearance
  • Provincial Child Protection Record Check

The Catholic Children’s Aid Society of Hamilton is committed to having a workforce that is reflective of the diversity of the city of Hamilton and strongly encourages applications from all qualified individuals, especially those who have a diverse lived experience and can provide different perspectives and contribute to a further diversification of ideas. 

Catholic Children’s Aid Society of Hamilton is committed to ensuring an unbiased selection process that values equity, diversity and inclusion and reflects the Hamilton Catholic community that we serve.  

In order to minimize interviewer bias we have incorporated the following into our selection process: 

• We will have our interview panel score written assignments blind to eliminate bias
• We will seek out recent examples on behavior-based questions during the interview process
• We will review a candidate’s lived experience during the interview and when assessing staffing needs 
• We provide accommodations in accordance with AODA and the Ontario Human Rights Code
• We will hold your application in strict and professional confidence

We are committed to a selection process and work environment that is inclusive and barrier free. Accommodation will be provided in accordance with the Ontario Human Rights Code. If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process, please inform Human Resources.