Die virtuelle Führungskraft, die sich jeder Mitarbeiter wünscht

Das erste Mal, dass mir die Bedeutung dieses Themas (virtuelle Führung) bewusst wurde, war vor etwa 15 Jahren, als die Organisation, in der ich arbeitete, eine virtuelle Plattform für die interne Zusammenarbeit einführte. Seitdem ist das Thema immer wieder aufgetaucht, aber so richtig explodiert ist es während der COVID-19-Pandemie. Fast über Nacht wurden virtuelle Meetings zur Arbeitsform, und viele Führungskräfte wussten und wissen immer noch nicht, wie sie auf diese Weise arbeiten sollten.

Der große Unterschied besteht darin, dass die Interaktion nicht organisch abläuft, sondern absichtlich geplant werden muss.

Da die meisten Führungskräfte nicht wissen, wie man ein virtuelles Meeting auf diese Weise moderiert, sind Meetings zu einem enormen Zeit- und Energiefresser geworden. Die Mitarbeiter nehmen an mehr Besprechungen teil, interagieren aber weniger, was zu Frustration, Burnout und schließlich zur Fluktuation führt.

• Seien Sie die Führungskraft, die immer noch die Hand ausstreckt, und zwar nicht erst bei der nächsten Sitzung.
• Seien Sie die Führungskraft, die weiß, wie man die Technologie nutzt, die jeder nutzen muss.
• Seien Sie die Führungskraft, die einen weiteren Zoom-Call anberaumt, an dem die Teilnehmer tatsächlich teilnehmen möchten.

Die Führungskraft, die immer noch die Hand ausstreckt, und das nicht erst bei der nächsten Sitzung

Führungskräfte wissen (meistens), wie man kommuniziert, aber die Spielregeln haben sich geändert. Man kann nicht mehr durch den Flur gehen und bei einem Mitarbeiter vorbeischauen, man kann nicht mehr mit einem Mitarbeiter an der Kaffeekanne reden, und man kann nicht mehr nach einer Besprechung verweilen, um sich bei einem Mitarbeiter zu melden. Um jetzt wirklich gut zu kommunizieren, müssen Sie INTENTIONAL sein. Sie müssen die Besuche, die Gespräche und das Verweilen planen. Die Mitarbeiter wollen immer noch Ihre Aufmerksamkeit, und genau wie früher werden sie es merken, wenn sie sie nicht bekommen.

Planen Sie also 1:1-Gespräche mit jedem Ihrer direkten Untergebenen, planen Sie Besprechungen auf übergeordneter Ebene, und planen Sie Kontrollbesprechungen mit Ihren Teams. Gehen Sie strategisch mit Ihrem Kalender um - bestimmen Sie Ihre Prioritäten und die Personen, mit denen Sie sich treffen müssen, um diese Prioritäten zu unterstützen, und planen Sie dann diese Zeit.

Die Führungskraft, die weiß, wie man die Technologie nutzt, die jeder nutzen muss

Niemand fühlt sich in einer Besprechung wohl, in der der Leiter nicht weiß, wo die Schaltfläche "Teilen" ist oder wie man jemand anderen teilhaben lassen kann. Es ist frustrierend für die Teilnehmer, wenn sie auf die Funktion "Hand heben" klicken und der Leiter sie nie aufruft. Was ist mit den Fragen im Bereich "Fragen und Antworten", die der Leiter nie sieht und beantwortet?

Zoom, Teams, Google Meet, Skype usw. - alle diese virtuellen Meeting-Tools verfügen über spezielle Funktionen, die die Zusammenarbeit und Interaktion in einem virtuellen Meeting zum Leben erwecken können, aber man muss wissen, wie man diese Funktionen nutzt und wann und warum.

Die Mitarbeiter fühlen sich in einer Sitzung, die eine gewisse Struktur hat, wohler. Eine Besprechung, bei der sie wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie sich einbringen können. Um diese Erfahrung in einer virtuellen Besprechung zu ermöglichen, müssen Sie herausfinden, welche Funktionen in Ihrer Technologieplattform zur Verfügung stehen und warum Sie diese möglicherweise nutzen möchten.

Eine gute Möglichkeit, sich mit den Funktionen der Technologie vertraut zu machen, ist das Üben mit Ihrem Team. Vereinbaren Sie ein Treffen, um mehr über die Technologie und die Nutzung ihrer Funktionen zu erfahren. Das schafft Einigkeit in Ihrem Team, da Sie gemeinsam eine Lernerfahrung machen, die für Sie alle hilfreich ist.

Die Führungskraft, die einen weiteren Zoom Call anberaumt, an dem die Leute tatsächlich teilnehmen wollen

Kennen Sie diese Treffen, bei denen niemand einen Kommentar abgibt, bei denen die Leute ihre Kameras nicht einschalten, bei denen im Chatbereich nicht geplaudert wird? Das alles könnten Anzeichen dafür sein, dass die Leute nicht wirklich dabei sein wollen.

Mitarbeiter haben andere Zeitpläne als ihr Vorgesetzter, und ich höre oft, dass ein Vorgesetzter Besprechungen in den Kalender einträgt, ohne andere zeitliche Beschränkungen seines Teams zu berücksichtigen. Das führt zu Frustration. Die Mitarbeiter müssen wiederkehrende Besprechungen oder andere Projektbesprechungen verschieben, um den Zeitplan des Vorgesetzten einzuhalten, was oft dazu führt, dass sie während der Besprechung Arbeiten erledigen, die eigentlich geplant waren.

Dann wird die Frustration noch größer, weil sich herausstellt, dass die Sitzung nur informativen Charakter hat. Das ist keine produktive Zeitverwendung. Die Mitarbeiter wollen Informationen und brauchen sie, um ihre Arbeit zu erledigen, aber eine weitere Besprechung anzusetzen, um Informationen weiterzugeben, die sie auch selbst lesen können, scheint Verschwendung zu sein.

Ein besserer Weg ist es, abzuschätzen, welche Informationen wirklich nur zum Lesen gedacht sind und zu welchen Informationen sie ein Feedback haben oder zu denen Sie ihren Beitrag benötigen. Schicken Sie die einseitigen Informationen per E-Mail und vereinbaren Sie dann ein interaktives Treffen, bei dem ein für beide Seiten nützliches Gespräch stattfinden kann. Sie sollten auch das Team befragen und die beste Zeit für die Terminplanung finden, bevor Sie das Treffen in den Kalender eintragen.

Außerdem sollten Sie lernen, wie man eine virtuelle Besprechung moderiert. Die Interaktion findet nicht auf dieselbe Weise statt wie bei einer persönlichen Besprechung, und Sie brauchen und wollen diesen Input von Ihrem Team. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist ein Eisbrecher wie z. B. ein "Show-and-Tell". Bitten Sie jeden Teilnehmer, einen Gegenstand in seinem Home Office vorzustellen, der ihm hilft, den Überblick zu behalten. So bringen Sie die Teilnehmer dazu, ihre Kameras einzuschalten, persönliche Informationen auszutauschen, was Vertrauen schafft, und Gespräche in beide Richtungen zu beginnen. Eine weitere gute Ergänzung für ein virtuelles Meeting ist die Zuweisung von Rollen, z. B. eines Moderators, der den Chat und die Frage- und Antwortbereiche überwacht, damit Sie nichts verpassen, eines Zeitnehmers, der dafür sorgt, dass Sie nicht überziehen, und eines Online-Schreibers, der Entscheidungen und Maßnahmen festhält, denen die Gruppe zustimmt. Die Online-Notizen können während der Besprechung eingesehen werden und dienen als hervorragende Übersicht, in der alle Teilnehmer in Echtzeit überprüfen, aktualisieren und vereinbaren können, was nach der Besprechung geschehen soll.

Viele von uns sind durch den neuen Remote-Arbeitsplatz de facto zu virtuellen Führungskräften geworden, aber das bedeutet nicht, dass wir gut darin sind. Es ist an der Zeit, Ihre Fähigkeiten zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie die virtuelle Führungskraft sind, die sich jeder Mitarbeiter wünscht.