Warum ist Kommunikation am Arbeitsplatz wichtig? Und wie sie verbessert werden kann

Kommunikation am Arbeitsplatz ist der Austausch von Informationen zwischen Mitarbeitern in einer Arbeitsumgebung. Dazugehören Gespräche von Angesicht zu Angesicht, E-Mails, Chat-Nachrichten, Videokonferenzen, Telefonanrufe und andereMethoden, die zur Übermittlung von Informationen am Arbeitsplatz verwendet werden. Nonverbale Kommunikation wieAugenkontakt, Körpersprache und Tonfall sind ebenfalls wichtige Aspekte der Kommunikation am Arbeitsplatz.

Warum ist Kommunikation am Arbeitsplatz wichtig?

Eine gute Kommunikation am Arbeitsplatz stellt sicher, dass die Mitarbeiter über die Informationen verfügen, die siebenötigen, um gute Leistungen zu erbringen, schafft ein positives Arbeitsumfeld und beseitigt Ineffizienzen. Einewirksame Kommunikation sollte Informationen präzise vermitteln und gleichzeitig die zwischenmenschlichen Beziehungenaufrechterhalten oder verbessern.

Falsche Kommunikation hat reale Konsequenzen für ein Unternehmen. Eine von Expert Market durchgeführte Umfrage ergab,dass 28% der Mitarbeiter schlechte Kommunikation als Grund dafür angaben, dass sie Projekte nicht rechtzeitigabschliessen konnten. Fehlkommunikation kostet Unternehmen mit mindestens 100 Mitarbeitern im Durchschnitt $450'000 oder mehr pro Jahr.

Wie hat COVID-19 die Kommunikation am Arbeitsplatz verändert?

COVID-19 hat viele Arbeitsplätze remote-fähig gemacht und die Digitalisierung der Kommunikationskanäle am Arbeitsplatzbeschleunigt. Das bedeutet, dass es mehr Interaktion über Videokonferenz-Tools wie Zoom und Messaging-Kanäle wie Slackoder WhatsApp gibt.

In einigen Fällen hat dies auch eine Veränderung der Kommunikationskultur zur Folge. Einige Unternehmen haben begonnen,sich von den traditionellen Top-Down-Ansätzen zu einem eher lateralen Kommunikationsstil zu bewegen, bei dem dieMitarbeiter ermutigt werden, sich an unternehmensübergreifenden Gesprächen zu beteiligen.

Wie man die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessert

Kommunikation am Arbeitsplatz beginnt beim Einzelnen, hört aber dort nicht auf. Arbeitskultur, Technologie undProtokolle können einen Einfluss darauf haben, wie effektiv die Kommunikation am Arbeitsplatz ist.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern können:

1. Arbeiten Sie an Ihren individuellen Kommunikationsfähigkeiten

Eine effektive Kommunikation mit den Kollegen ist der Schlüssel zu einer positiven Erfahrung bei der Arbeit. Wenn Sieversuchen, Ihre Kommunikationsfähigkeiten als Einzelperson zu verbessern, sollten Sie bei der Interaktion mit Kollegeneinige Dinge im Auge behalten:

• Achten Sie auf nonverbale Hinweise. Tonfall und Körpersprache können vieles vermitteln, was Worte nicht können. Achten Sie bei einem Gespräch auf Ihren Tonfall und Ihre Körpersprache sowie auf die Ihres Gesprächspartners. In der textbasierten Kommunikation ist der Tonfall oft schwieriger zu erkennen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine E-Mail oder einen Chat zu verstehen, schlagen Sie eine alternative Methode vor, z.B. eine Videokonferenz oder ein persönliches Treffen.
• Zuhören. Kommunikation geht in beide Richtungen. Üben Sie aktives Zuhören, indem Sie das Gehörte verinnerlichen und auf die Absicht und die Emotionen hinter dem Gesagten achten.
• Geben Sie konstruktives Feedback. Wenn Sie Teil eines Teams sind, sollte die Arbeit jedes Einzelnen respektiert werden. Wenn Sie Feedback geben, halten Sie ein Gleichgewicht zwischen dem, was funktioniert, und dem, was verbessert werden kann.
• Nehmen Sie an Besprechungen teil. Bereiten Sie sich auf Besprechungen vor, indem Sie die Tagesordnung oder frühere Notizen durchsehen, um zu verstehen, was besprochen wird, und überlegen Sie, wie Sie einen Beitrag leisten können. Achten Sie auf das, was gesagt wird, machen Sie sich Notizen, wenn es nötig ist, und stellen Sie relevante Fragen.

Wenn Sie eine Führungskraft sind, könnten Sie einen Workshop zu Kommunikationsfähigkeiten für Ihr Team in Erwägungziehen.

2. Erkennen Sie, welche Methode Sie anwenden sollten

Nicht jedes Thema verdient eine eigene Besprechung. Wenn Sie etwas mitzuteilen haben, bedenken Sie dessen Wichtigkeit,Dringlichkeit und Komplexität, und wählen Sie entsprechend den richtigen Kanal. Haben Sie eine einfache Teamerinnerung?Eine kurze Gruppennachricht oder eine E-Mail kann den Punkt vermitteln. Müssen Sie jemandem die Verwendung eines Toolserklären oder beibringen? Dann ist ein persönliches Treffen vielleicht die bessere Methode. Es kann eine gute Idee sein,im gesamten Team festzulegen, wann welcher Kommunikationskanal genutzt werden soll.

Wenn Ihr Arbeitsplatz technologisch auf den neuesten Stand gebracht werden muss, sollten Sie sich an Ihren Vorgesetztenwenden, um zu erfahren, ob das Unternehmen bereit ist, in neue Technologien zu investieren. Zahlreiche Chat-Plattformen,E-Mail-Anbieter und Videokonferenz-Tools können den Kommunikationsfluss erheblich verbessern.

3. Meetings effizient gestalten

Untersuchungen zeigen, dass nur 50% der Zeit, die in Meetings verbracht wird, von den Teilnehmern als gute Zeitnutzungangesehen wird. Die gute Nachricht? Es gibt wahrscheinlich mehrere Möglichkeiten, den Ablauf von Besprechungen inIhrem Unternehmen zu verbessern.

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Vorgehensweisen, um Meetings effizient und effektiv zu gestalten:

• Legen Sie für jede Besprechung eine Tagesordnung und Ziele fest. Versuchen Sie, die Wiederverwendung von Tagesordnungen zu vermeiden.
• Schicken Sie die Tagesordnung und andere zu besprechende Unterlagen, wie z.B. Präsentationen, vor der Sitzung an das Team, damit die Teilnehmer die Möglichkeit haben, sie durchzusehen.
• Laden Sie nur Personen ein, die unbedingt eingeladen werden müssen.
• Überlegen Sie, ob eine Besprechung überhaupt der beste Weg ist, um etwas zu kommunizieren.
• Sagen Sie eine Besprechung ab, wenn sie nicht stattfinden muss.
• Vergewissern Sie sich im Vorfeld, dass die technische Ausrüstung funktioniert.
• Beginnen und beenden Sie Besprechungen pünktlich.
• Geben Sie die Besprechungsnotizen nach der Besprechung weiter.

4. Schaffen Sie eine offene Kultur

Der Schlüssel zu einer guten Kommunikation am Arbeitsplatz ist die Schaffung eines vertrauensvollen Umfelds. DieMitarbeiter sollten sich wohl fühlen, wenn sie ihre Bedenken äussern, Fragen stellen und ihre Ideen einbringen können.

• Richten Sie zweiwöchentliche oder monatliche Treffen zum Mittagessen oder Aktivitäten wie Happy Hours oder Off-Sites ein, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich zu entspannen und sich gegenseitig als Menschen kennenzulernen. Dies kann dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und ein förderliches Arbeitsumfeld zu schaffen.
• Bieten Sie verschiedene Möglichkeiten der Beteiligung an. Der Kommunikationsstil kann von Mensch zu Mensch unterschiedlich sein. Während einige sich nicht scheuen, an grossen Besprechungen teilzunehmen, ziehen es andere vielleicht vor, Fragen in textbasierten Foren zu stellen. Variieren Sie die Art und Weise, wie Sie Feedback und Ideen erhalten, um sicherzustellen, dass Sie so viele Stimmen wie möglich hören.
• Beziehen Sie Remote-Mitarbeiter ein. Auch wenn die Arbeit an entfernten Standorten immer mehr zunimmt, brauchen und wollen die Menschen immer noch persönlichen Kontakt. Chat-Plattformen wie Slack können informelle Gespräche ermöglichen, die persönliche und externe Mitarbeiter miteinander verbinden. Sie können auch ferngesteuerte Büroaktivitäten in Erwägung ziehen, z.B. einen Buchclub.

Sie müssen nicht in einer Führungsposition sein, um Veränderungen in der Arbeitskultur zu bewirken. Beginnen Sie damit,selbst nach solchen Möglichkeiten zu suchen. Schlagen Sie vor, mit Kollegen zu Mittag zu essen, einem Arbeitsclubbeizutreten - oder Ihren eigenen zu gründen.

5. Planen Sie regelmässige Einzel- und Teambesprechungen

Wiederkehrende Besprechungen können den Mitarbeitern Raum geben, Bedenken anzusprechen, von denen sie sonst nichtwüssten, wann sie sie ansprechen sollten. Falls dies noch nicht der Fall ist, schlagen Sie vor, regelmässigEinzelgespräche mit Ihrem direkten Vorgesetzten (oder direkten Mitarbeitern) zu führen. Regelmässige Teambesprechungenkönnen es den Teammitgliedern auch ermöglichen, Bedenken auf breiterer Basis zu teilen und Beiträge von andereneinzuholen.

Es ist zwar in Ordnung, eine Besprechung abzusagen, wenn es keine Tagesordnung gibt, aber versuchen Sie, nicht zu oftabzusagen. Dies könnte das Vertrauen zwischen den Mitarbeitern untergraben und ihnen wertvolle Zeit nehmen, um Fragen zustellen.

Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten

Kommunikationsfähigkeiten werden nicht ohne Grund als Fähigkeiten bezeichnet - sie können erlernt werden und erfordernÜbung, um sie zu beherrschen. Wenn Sie versuchen, Ihre Kommunikationsfähigkeiten auf die nächste Stufe zu bringen,sollten Sie einen Kurs wie Improving Communication Skills von der University of Pennsylvania oder Teamwork Skills:Effektive Kommunikation in Gruppen" von der University of Colorado Boulder.