Hybrid Chargé·e de gestion - enseignement (F/H/X) (BE) na Université catholique de Louvain

Contexte / Mission

Le SAFI assure le support administratif aux deux facultés et cinq instituts présents sur le site de Mons, et est plus particulièrement en charge de la gestion administrative i) des 47 programmes d’enseignement, ii) du parcours académique des 1500 étudiant·es, ainsi que iii) de la recherche et du doctorat.

En tant que chargé·e de gestion enseignement, vous êtes garant·e de la bonne réalisation et de l’évolution des procédures spécifiques liées à l’enseignement (gestion administrative des étudiant·es, gestion des programmes, etc.) pour les deux facultés (LSM et ESPO) présentes sur les sites de Mons et de Charleroi. Travaillant en étroite collaboration avec le secrétariat des étudiant·es au sein du SAFI, ainsi qu’avec les autres membres de l’équipe chargé·es de gestion enseignement, vous êtes le/la référent·e pour les programmes, tant en cours du jour qu’en horaire décalé, qui sont sous votre responsabilité.

La fonction s’exerce au sein du SAFI (Service Administratif de soutien aux Facultés et Instituts), sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la responsable du service.

Objectifs métier

Cette fonction est liée au métier de "Chargé·e de gestion enseignement", selon le cadastre des métiers à l’UCLouvain, dont les objectifs en tant que garant·e et référent·e des procédures qu’il ou elle gère sont :

• Mettre en œuvre les procédures liées à l’exercice de sa fonction
• Accompagner et faciliter la mise en œuvre des procédures gérées
• Évaluer le déroulement et l’aboutissement des procédures gérées et contribuer à leur amélioration et évolution (démarche qualité)

Activités

En étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe du SAFI et en concertation avec les facultés/écoles, la fonction consiste principalement à assurer, pour les sites de Mons et Charleroi :

- L’appui à la gestion des programmes :

• Appui à la conception, au suivi et à la mise en œuvre des réformes de programme ;
• Gestion administrative du programme d’études et des informations relatives aux activités d’enseignement ;
• Coordination avec (1) les académiques responsables des programmes, et (2) les gestionnaires des programmes correspondants sur le site de LLN.

- La gestion administrative des étudiant·es :

• Accueil des étudiant·es (permanences, suivis des demandes, etc.) ;
• Coordination avec le secrétariat des étudiant·es du SAFI pour la gestion administrative du parcours des étudiant·es (programmes annuels des étudiant·es, examens, mémoires, délibérations, stages, etc.) ;
• Conseil et information aux étudiant·es, soutenant l’accompagnement individualisé.

- Le soutien et contact des facultés :

• Participation aux réunions en lien avec les programmes (commissions de programme, comités de cycle, bureaux d’école/faculté, etc.) ;
• Collaboration à la promotion des programmes par la coordination, l’élaboration et la mise à jour de brochures d’informations, du portail, en articulation avec les autres entités dont le SASE et l’ARHN, et par une participation active aux activités d’information sur les études ;
• Appui aux responsables académiques des programmes et des président·es des jurys (mise en œuvre des réformes de programmes, validation des programmes annuel des étudiant·es, suivis et gestion des inscriptions aux examens et des délibérations, reporting, etc.) ;

• Elaboration et communication aux étudiant·es de l’information sur les dispositions réglementaires et les procédures administratives.

Le/la chargé·e de gestion enseignement participe également pleinement à la vie de l’équipe du SAFI. Il/elle participe notamment aux réunions du service. Il/elle peut être amené·e à participer à des réunions thématiques liées aux missions du SAFI ou à représenter le SAFI.

Conformément aux décisions prises par la responsable, le/la chargé·e de gestion enseignement peut être amené·e à apporter un support à d’autres missions du SAFI.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme universitaire de niveau master
• Réactivité, respect des contraintes liées au calendrier académique, capacité d’anticipation et de hiérarchisation des différentes priorités
• Proactivité, prise d'initiative
• Capacité à assurer la gestion de multiples dossiers en parallèle
• Sens de l’accueil, du contact et aisance relationnelle
• Rigueur, polyvalence et flexibilité (possibilité de prestations ponctuelles en soirée ou le samedi, à Mons et/ou Charleroi)
• Approche orientée service
• Diplomatie et sens du contact développé
• Bonne capacité rédactionnelle de procès-verbaux, courriers, et autres documents
• Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Publipostage, etc.).
• Capacité de travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe
• La connaissance du milieu universitaire et des structures de l’UCLouvain constitue un atout
• La maîtrise d’EPC et d’OSIS constitue un atout
• La maîtrise de l’anglais constitue un atout

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Un contrat à durée déterminée à temps plein, avec une entrée en fonction dès que possible sur notre site de Mons;
• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien