Hybrid Adjoint.e administratif.ve principal.e, Relations d’affaires et impact Québec na CDPQ

Job Description

Au sein de l’équipe relations d’affaires et impact Québec, la personne titulaire collabore à l’atteinte des objectifs d’affaires du secteur en traitant avec rigueur et professionnalisme différents dossiers d’ordre administratif, et en favorisant la collaboration et le travail d’équipe. 

Le mandat principal consistera à fournir un soutien organisationnel en priorisant et en assurant la coordination de toutes les tâches associées aux activités quotidiennes des personnes qu’elle supporte. 

Ce que vous ferez

• Prendre en charge la gestion de l’agenda des relevants directs de la première directrice;

• Coordonner les réunions et les comités pour les membres de l’équipe ainsi que la logistique s’y rattachant incluant la gestion des visiteurs lorsque nécessaire; 

• Effectuer la prise de notes et de points de suivi lors de certaines réunions et comités; 

• Effectuer le suivi des dossiers à la suite des réunions et comités en s'assurant de recevoir, dans les délais requis, les informations demandées, en informant les personnes concernées des décisions prises et en procédant à l'envoi de documents, si nécessaire; 

• Agir à titre de personne-ressource administrative pour les employés de l’équipe et coordonner les demandes administratives; 

• Planifier et organiser les déplacements d’affaires en veillant aux diverses réservations et effectuer les demandes d’autorisation de voyage; 

• Préparer les notes de frais pour la  première directrice et les demandes de paiement selon les politiques en vigueur;

• Agir à titre de personne-ressource pour tout ce qui est lié à la gestion documentaire de l’équipe;  

  • Préparer les dossiers nécessaires pour les réunions et les comités et s'assurer que les dossiers sont complets avant les rencontres; 

  • Participer au processus de préparation, de révision et au montage de documents et de présentations selon les échéanciers;  

  • Assurer un contrôle de la qualité des documents, tant par une bonne qualité de la langue française que par une mise en page professionnelle faisant appel à sa créativité (design graphique et clarté du message);  

  • Procéder au classement et à la diffusion de documents dans les portails SharePoint, Teams ou autre outil selon les normes établies par la Caisse, et en contrôler le maintien ordonné et sécuritaire; 

• Coordonner avec efficience l’entrée en poste et l’intégration de tout nouvel employé, ainsi que la coordination requise dans les cas de transferts et de départs d’employés; 

• Soutenir activement les équipes du secteur dans leurs activités (rôle de coordination) : relations d’affaires avec les partenaires, organisation d’événements sectoriels, etc.; 

• Établir et entretenir des relations courtoises et respectueuses avec les partenaires internes et externes; 

• Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques lors d'absences, en assurer le suivi, transmettre des renseignements;  

• Assurer l’inventaire et faire le suivi du matériel et des fournitures, et procéder aux commandes par anticipation; 

Remplacer l’adjointe de direction lorsque celle-ci doit s’absenter:

• Prendre en charge la gestion de l’agenda de la première vice-présidente et effectuer la coordination de réunions au besoin;

• Répondre aux diverses demandes de la première vice-présidente;

• Travailler en étroite collaboration avec la directrice principale, relations d’affaires Québec.

Ce que vous êtes

Vous vous distinguez par votre

• Confidentialité, discrétion, autonomie et sens de l’initiative

• Capacité à travailler en équipe et à collaborer de manière transversale; 

• Capacité à respecter des échéanciers serrés, à résoudre des problèmes, à gérer plusieurs dossiers à la fois, à faire face à des changements constants et à bien travailler sous pression;

• Rigueur et efficacité; 

• Sens de l'organisation, de la planification et des priorités; 

• Souci du service à la clientèle; 

• Communication efficace et bonnes habiletés relationnelles.

Ce que vous apportez  

• Diplôme d’études collégiales en administration ou bureautique ou toute autre formation jugée pertinente pour le poste; 

• Minimum de dix (10) années d’expérience dans un rôle d’adjoint(e) administratif(ive);  

• Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération; 

• Aptitudes en rédaction et en communication visuelle; 

• Maîtrise des applications de l’environnement Office 365, Microsoft PowerPoint, Word, Excel, SharePoint, OneNote, OneDrive, Teams, etc.  

• Maîtrise du français ainsi qu’une bonne connaissance de l’anglais*, tant à l’oral qu’à l’écrit

* Interactions orales et/ou écrites fréquentes avec des employés de la CDPQ basés dans un de ses bureaux internationaux.

Feeling that my role is important. Having fun every day. Growing in step with my ambitions. Earning compensation that reflects my contribution. That’s the professional experience CDPQ offers!

We carefully review each application and directly contact those selected for an interview.

CDPQ offers equal employment opportunities to everyone. Women, visible/ethnic minorities, Indigenous people and individuals with disabilities are all encouraged to apply. If you’re interested in this job and even if your application does not meet all the criteria, do not hesitate to apply or contact us!

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