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Procurement Manager, Finance and Strategy

Group:              Finance and Strategy

Reports to:       Director, Finance and Strategy

Location:          WADA Headquarters, Montreal, Canada 

Posting deadline: 5 December 2025

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA’s primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

The Procurement Manager plays a key role in ensuring the integrity, transparency, and strategic alignment of procurement activities across the organization. Operating within a Finance and Strategy team that oversees an operational budget of $50 million, this position safeguards compliance with procurement policies, optimizes vendor relationships, and upholds the highest standards of data quality and financial stewardship.

As a contributor to organizational efficiency and risk mitigation, the Procurement Manager validates procurement processes, enforces signature authority protocols, and ensures that all consultant engagements are reviewed by the Resource Evaluation Team. The role also includes oversight of RFP/RFQ validation, purchase order creation prior to contract execution, and coordination of recurring vendor performance reviews. By collaborating closely with Accounts Payable and Financial Analysts, the Procurement Manager ensures procurement data is accurate, timely, and strategically useful.

KEY RESPONSIBILITIES

Procurement Compliance and Process Governance

• Lead end-to-end procurement activities, including vendor selection, pricing negotiations (when applicable), and contract renewals
• Partner with Legal, HR, and IT to align vendor agreements with budget, compliance, and risk standards
• Validate procurement requests against internal policies, including signature authority and budget alignment.
• Ensure consultant engagements are reviewed and approved by the Resource Evaluation Team.
• Review and validate RFPs and RFQs for completeness, fairness, and strategic alignment.
• Ensure purchase orders are created prior to contract signature to maintain financial control and audit readiness.
• Maintain procurement documentation and audit trails to support transparency and accountability.
• Implement scalable, business-friendly procurement processes and tools (e.g., approval flows, spend management systems);
• Support internal and external audit preparation, and implementation of potential recommendations.

Vendor Contract Management

• Lead recurring performance review meetings with major vendors to ensure value delivery aligns with contractual obligations.
• Establish and maintain a centralized repository of vendor contracts, terms, and renewal dates
• Monitor contract milestones, renewal timelines, and service-level agreements.
• Support contract negotiations and amendments in collaboration with legal and operational teams.
• Track vendor KPIs and escalate performance issues as needed.
• Manage and review the Vendors database.

Cross-functional Collaboration and Data Stewardship

• Work closely with Accounts Payable to ensure timely and accurate invoice processing and payment reconciliation.
• Collaborate with Financial Analysts to align procurement data with forecasting, reporting, and strategic planning needs.
• Champion data quality standards across systems and processes.
• Support internal stakeholders in navigating procurement workflows and systems.

Strategic Contribution

• Contribute to the development and refinement of procurement policies and procedures.
• Identify opportunities for cost savings, process improvements, and vendor consolidation.
• Support Finance and Strategy leadership in budget planning and expenditure tracking.
• Stay informed of market trends, regulatory changes, and best practices in procurement and contract management.

• Act as a trusted advisor and change agent to business teams on procurement best practices.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• Post-Secondary's degree in business administration, Supply Chain Management, Finance, or related field. Bachelor’s degree is an asset;
• Minimum 5 years of experience in procurement, contract management, or strategic sourcing within a mid- to large-scale organization;
• Strong understanding of procurement compliance frameworks, including signature authority and competitive bidding processes;
• Experience managing vendor relationships and coordinating performance reviews;
• Excellent organizational skills with attention to detail and process discipline;
• Proficiency in financial systems (e.g., ERP platforms);
• Strong analytical skills with the ability to interpret financial data;
• Effective communicator with the ability to collaborate across departments and influence stakeholders;
• Commitment to ethical procurement practices and continuous improvement;
• Proficient in MS Office: Word, Excel, PowerPoint

• Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language; additional languages would be an asset;
• Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;
• Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.
  
  

WHAT WE OFFER

• Competitive Benefits Package.

Vision: WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission: WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.  

About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of August 2025, the Agency employs approximately 187 employees and is represented by 53 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.

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Responsable des approvisionnements, Finance et stratégie

Groupe:      Finance et stratégie

Supérieur:  Directrice, Finance et stratégie

Lieu:            Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, Canada

Date limite de candidature: 5 décembre 2025

QUI SOMMES-NOUS 

L’Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu’agence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.  En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l’AMA est de développer, d’harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l’éducation; les renseignements et enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.

APERÇU DU POSTE

Le responsable des approvisionnements joue un rôle clé en garantissant l'intégrité, la transparence et l'alignement stratégique des activités d'approvisionnements dans l'ensemble de l'organisation. Au sein de l’équipe de Finance et stratégie qui supervise un budget opérationnel de 50 millions de dollars, ce poste garantit le respect des politiques d'approvisionnement, optimise les relations avec les fournisseurs et maintient les normes les plus élevées en matière de qualité des données et de gestion financière.

En contribuant à l'efficacité de l'organisation et à l'atténuation des risques, le responsable des approvisionnements valide les processus d'approvisionnement, applique les protocoles d'autorisation de signature et veille à ce que tous les engagements de consultants soient examinés par l'équipe d'évaluation des ressources. Il s'agit également de superviser la validation des appels d'offres et des demandes de prix, la création de bons de commande avant l'exécution du contrat et la coordination des évaluations périodiques des performances des fournisseurs. En collaborant étroitement avec les comptes payables et les analystes financiers, le responsable des approvisionnements veille à ce que les données relatives aux achats soient exactes, opportunes et stratégiquement utiles.

LES RESPONSABILITÉS CLÉS

Conformité et gouvernance des processus d’approvisionnement

• Diriger les activités d'approvisionnement de bout en bout, y compris la sélection des fournisseurs, les négociations sur les prix (le cas échéant) et les renouvellements de contrats.
• Travailler en partenariat avec les affaires juridiques, les ressources humaines et les technologies de l'information pour aligner les accords avec les fournisseurs sur les normes en matière de budget, de conformité et de risque.
• Valider les demandes d'approvisionnement par rapport aux politiques internes, y compris l'autorité de signature et l'alignement budgétaire.
• Veiller à ce que les engagements des consultants soient examinées et approuvées par l'équipe d'évaluation des ressources.
• Examiner et valider les appels d'offres et les demandes de propositions pour en vérifier l'exhaustivité, l'équité et l'alignement stratégique.
• S'assurer que les bons de commande sont créés avant la signature du contrat afin de maintenir le contrôle financier et la préparation à l'audit.
• Maintenir la documentation relative aux marchés publics et les pistes d'audit afin de favoriser la transparence et la responsabilité.
• Mettre en œuvre des processus et des outils d'acquisition évolutifs et adaptés aux besoins de l'entreprise (par exemple, flux d'approbation, systèmes de gestion des dépenses) ;
• Soutenir la préparation des audits internes et externes et la mise en œuvre des recommandations éventuelles.

Gestion des contrats avec les fournisseurs

• Diriger des réunions récurrentes d'évaluation des performances avec les principaux fournisseurs afin de s'assurer que la valeur fournie est conforme aux obligations contractuelles.
• Établir et maintenir un répertoire centralisé des contrats des fournisseurs, de leurs conditions et de leurs dates de renouvellement.
• Contrôler les étapes du contrat, les délais de renouvellement et les accords de niveau de service.
• Soutenir les négociations et les modifications de contrats en collaboration avec les équipes juridiques et opérationnelles.
• Suivre les indicateurs clés de performance des fournisseurs et signaler les problèmes de performance si nécessaire.
• Gérer et réviser la base de données des fournisseurs.

Collaboration interfonctionnelle et gestion des données

• Travailler en étroite collaboration avec les comptes payables afin de garantir un traitement rapide et précis des factures et un rapprochement des paiements.
• Collaborer avec les analystes financiers pour aligner les données relatives aux achats sur les besoins en matière de prévisions, de rapports et de planification stratégique.
• Promouvoir le respect des normes de qualité des données dans l'ensemble des systèmes et processus.
• Aider les parties prenantes internes dans l’utilisation des flux de travail et des systèmes d'approvisionnement.

Contribution stratégique

• Contribuer au développement et à l'amélioration des politiques et procédures d'approvisionnement.
• Identifier les possibilités de réduction des coûts, d'amélioration des processus et de consolidation des fournisseurs.
• Soutenir la direction des finances et de la stratégie dans la planification du budget et le suivi des dépenses.
• Se tenir informé des tendances du marché, des changements réglementaires et des meilleures pratiques en matière de gestion des approvisionnements et des contrats.

• Agir en tant que conseiller de confiance et agent de changement auprès des équipes opérationnelles sur les meilleures pratiques en matière d'approvisionnement.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES

• Diplôme d'études supérieures en administration des affaires, gestion de la chaîne d'approvisionnement, finance ou dans un domaine connexe. Un baccalauréat est un atout
• Minimum 5 ans d'expérience en approvisionnement, en gestion de contrats ou en approvisionnement stratégique au sein d'une organisation de taille moyenne à grande.
• Solide compréhension des cadres de conformité en matière d’approvisionnement, y compris les procédures de signature et les processus d’appel d’offres concurrentiels
• Expérience de la gestion des relations avec les fournisseurs et de la coordination des évaluations des performances.
• Excellentes capacités d'organisation, souci du détail et rigueur dans les procédures.
• Maîtrise des systèmes financiers (par exemple, plateformes ERP).
• Solides compétences analytiques et capacité à interpréter les données financières.
• Communicateur efficace, capable de collaborer avec d'autres services et d'influencer les parties prenantes.
• Engagement envers des pratiques d'approvisionnement éthiques et l’amélioration continue.
• Maîtrise de MS Office : Word, Excel, PowerPoint

• Excellentes compétences orales et écrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/français) et très bonne maîtrise de l'autre langue officielle ; des langues supplémentaires seraient un atout;
• Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles : (p.ex., travail d’équipe, esprit d’équipe et amour du sport);
• Aligné sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Intégrité, ouverture et excellence.
  
  

CE QUE NOUS OFFRONS

• Ensemble d'avantages sociaux compétitifs.
  

Vision: La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage.

Mission: La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. 

À propos de nous:  Le bureau principal de L’AMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En août 2025, l’Agence emploie environ 187 employés et est représentée par 53 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés – actuels et futurs – qui, en tant qu’équipe mondiale, s’efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.

Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but d'alléger le texte et il désigne tous les genres. L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. L’AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.