| Section 2 grise | Rôle et responsabilitésVeuillez noter que l'horaire de ce poste est flexible et est de 37,5 heures par semaine. Le coordonnateur ou la coordonnatrice des évènements est responsable de la planification, de la coordination et du suivi logistique des évènements. La personne titulaire de l’emploi agit à titre d’intermédiaire entre les services internes, les usagers et les fournisseurs externes, assurant une communication fluide, une répartition efficace des ressources et une satisfaction client optimale. Elle est également responsable de la gestion de l’inventaire du matériel évènementiel et d’aménagement afin de garantir la disponibilité des ressources nécessaires pour soutenir les activités et les événements de l’École. Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi : Coordination des événements Analyse les plans d’aménagement d’événements reçus à la suite de l’approbation du client. Planifie et coordonne les différents services (communications, sécurité, audiovisuel, traiteur, entretien ménager, etc.) et fournisseurs externes pour l’installation et le démontage des aménagements. Collabore avec les responsables techniques et l’entretien ménager pour la réalisation de projets d’évènement. Joue un rôle clé de liaison entre les unités administratives, d’enseignement et de recherche, les organisateurs d’événements, les services techniques et les fournisseurs pour assurer la cohérence des opérations. Organise des rencontres de coordination, communique clairement les besoins de chacun et ajuste les plans en conséquence. Suit de près l’évolution des demandes et veille à la résolution proactive des imprévus ou conflits d’horaire. Offre un service à la clientèle, en assurant un soutien personnalisé aux organisateurs internes et aux partenaires externes. S’assure que chaque mise en place d’évènement ou d’aménagement réponde aux standards de qualité et à l’image de marque de HEC Montréal. S’assure que les espaces soient propres, fonctionnels et accueillants avant et après chaque événement. Recueille la rétroaction post-évènement et propose des pistes d’amélioration continue.
Gestion de l’inventaire et du matériel Maintient à jour l’inventaire de tout le matériel d’événement. Effectue les suivis nécessaires pour la réception, l’entreposage et la distribution du mobilier requis. Veille à la conservation, au bon état et à la disponibilité du matériel, en collaboration avec les services concernés. Collabore à l’optimisation des ressources matérielles et propose des acquisitions ou remplacements au besoin. Tient à jour les calendriers d’évènements et les plans d’entretien préventif. S’assure que la disposition du mobilier dans les espaces communs de l’école respecte les plans d’aménagement types.
Élabore et tient à jour les règles et procédures de travail de sa section. Produit des rapports de suivi logistique et opérationnel pour son secteur. Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.
|
| Section 3 bleue | Profil recherché Diplôme d’attestation d’études collégiales (AEC) en coordination d’évènements ou tout autre domaine connexe et un minimum de huit années d’expérience pertinente, incluant la coordination d’évènements Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (Maximo, InfoSilem, Excel, etc.) Excellentes habiletés interpersonnelles et diplomatie Fortes habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) Capacité à se déplacer entre les trois édifices de l’École selon les besoins et dossiers en cours Rigueur, autonomie et capacité de travailler sous pression sur plusieurs projets Disponibilité à travailler en présentiel ainsi qu’occasionnellement, les soirs et les fins de semaine selon les évènements Connaissance du milieu universitaire (atout)
|
