Hybrid Office and Customer Care Assistant en BeautyHealth

About Us

Hydrafacial is a global category-creating company focused on bringing innovative products to market and delivering beauty health experiences by reinventing our consumer’s relationship with their skin, their bodies and their self-confidence.

Every person here is a key player in our success.  We are firm believers in making the little things count each day so the big things will follow. If this sounds like you, come check us out! This is the perfect opportunity to work with some of the best leaders in the industry while you gain the global and strategic experience to add to your professional toolbox.

Job Description:

Le Poste :

L'Assistant(e) Bureau et Service Client jouera un rôle clé en couvrant les responsabilités suivantes :

• Support Service Client (60%) – Gestion des commandes clients, réclamations et demandes.
• Gestion des contrefaçons (20%) – Une journée par semaine dédiée à cette tâche.
• Gestion du bureau (20%) – Gestion des fournitures et tâches administratives.

Ce poste est un point de contact essentiel pour les employés et les clients, garantissant une expérience optimale dans le traitement des commandes, des retours, ainsi que dans la gestion des réclamations et des demandes en collaboration avec plusieurs équipes. L’Assistant(e) Bureau et Service Client sera la personne de référence pour toutes les tâches administratives afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau HydraFacial et du Centre d'Expérience, en soutenant également l'organisation d'événements et d'autres projets. Enfin, il/elle contribuera à la protection des droits de propriété intellectuelle et à la mise en place d'actions correctives adaptées.

Vos missions :

Support Service Client (60%)

• Sous la supervision du Responsable Service Client, répondre aux appels des clients et les assister concernant les prix, les commandes, les questions marketing, le support technique et les retours (RMA). Rediriger les appels vers le bon interlocuteur ou service.
• Traiter les commandes clients quotidiennement dans l'ERP lorsqu'elles ne sont pas soumises via la boutique en ligne ; soutenir d'autres pays ou distributeurs si nécessaire.
• Assurer le suivi des commandes en attente, résoudre tout retard et veiller à la facturation.
• Gérer les réclamations clients et les problèmes de qualité en les transmettant et escaladant aux services concernés.
• Collaborer avec les équipes internes Logistique et Entrepôt 3PL pour garantir l'expédition complète et rapide des commandes.
• Créer et mettre à jour les comptes clients conformément aux contrats de vente afin de maintenir des données précises dans l'ERP.
• Soutenir les projets et programmes administratifs du service commercial.
• Effectuer des appels sortants pour promouvoir les offres en cours et informer les clients des nouveaux produits (selon le pays).
• Aider à l'envoi des rapports assignés à l’équipe (selon le pays).
• Soutenir la gestion des factures impayées et les plaintes relatives aux contrefaçons (selon le pays).
• Autres missions selon les besoins.

Gestion des Copycats (20%)

• Identifier les copies non autorisées de nos produits, services ou contenus, et classer les informations transmises par les équipes.
• Mettre en place des outils de surveillance et de détection en ligne et hors ligne.
• Analyser les risques et l’impact des copies sur l’activité de l’entreprise.
• Contacter les plateformes, partenaires ou autorités pour signaler les infractions.
• Suivre les actions correctives et s’assurer de leur efficacité.
• Sensibiliser les équipes internes aux enjeux de protection des contenus et produits.
• Contribuer à l'amélioration continue des processus de protection de la marque.
• Autres missions selon les besoins.

Gestion du Bureau (20%)

• Participer activement à l'organisation, la mise en œuvre et la logistique des événements et activités d'équipe.
• Identifier et gérer les fournisseurs en fonction des critères qualité / coût / service.
• Gérer les stocks et assurer l’organisation des tâches liées aux locaux.
• Soutenir les activités de Santé & Sécurité sous la supervision du HRBP, conformément au plan H&S.
• Veiller au bon fonctionnement du Centre d'Expérience, y compris la gestion des stocks.
• Coordonner l’entretien des locaux en collaboration avec les prestataires (électricité, eau, sécurité, ménage, etc.).
• Assister l'équipe IT si besoin (gestion des cartes d’accès, réception ou collecte de matériel).
• Gérer le courrier du bureau et assurer un suivi rapide avec les interlocuteurs concernés (ex. courriers des agences gouvernementales).
• Autres missions selon les besoins.

Votre profil :

Expérience / Compétences / Formation

Obligatoire :
• Idéalement 2 ans d’expérience en support commercial, saisie de données, service client ou opérations. Une première expérience peut également être considérée.
• Excellente organisation et rigueur, idéalement avec une expérience en gestion administrative ou événementielle.
• Ponctuel(le) et doté(e) d'excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Grande attention aux détails pour la mise à jour des informations dans l’ERP.
• Esprit calme, créatif et axé sur la résolution de problèmes.
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique, en équipe, avec un bon niveau de polyvalence et d’adaptabilité.
• Forte éthique professionnelle et capacité à gérer des informations confidentielles.
• Maîtrise des outils informatiques (Excel, Outlook) ; la connaissance d'un ERP (Oracle, NetSuite, SAP) est un plus.
• Maîtrise du français. L'anglais est un plus.

Souhaité :
• Expérience dans l'industrie de la beauté ou de l'esthétique.
• Maîtrise de l’anglais et/ou d’autres langues.

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The Role:

The Office and Customer Care Assistant position to cover key responsibilities includes:

• Customer Care support (60%) – Managing client orders, complaints, and claims.
• Copycats management (20%) – One day per week dedicated to handling this task.
• Office management (20%) – Managing office supplies and administrative tasks.

This position will play a critical role as a primary point of contact for employees and customers to provide the best possible experience in order taking, processing and returns, responding to customers’ complaints and questions in partnership with multiple function teams. The Office and Customer Care Assistant will be the go-to person for all things administrative to ensure the smooth running of the HydraFacial office and the Experience Center, as well as supporting events and other projects as needed. Finaly, the position will take care to protect intellectual property rights and implement appropriate corrective actions.

What you’ll do:

Job Responsibilities :

Customer Care support (60%)

• Reporting to the Customer Care Representative, answer calls from customers assisting them with pricing, ordering, marketing questions, technical support, and Return Material Authorizations (RMAs). Transfers calls to correct person or department.
• Process customer orders on a daily basis in ERP when not submitted via webshop ; support other countries or distributors where necessary.
• Manage open orders by following up on any delay until resolved and order is invoiced.
• Handle customer complaints and any quality concerns forwarding & escalating to the appropriate department.
• Collaborate with internal Logistics and 3PL warehouse teams to ensure order is shipped out fully in a timely manner.
• Create new account/ update current accounts according to sales contracts & license to maintain the most accurate data in ERP.
• Provide admin Sales Support projects and programs.
• Perform outbound telephone calls to promote current specials and provide customers with the latest product information. (where applicable by country)
• Assist and send out assigned reports to the team. (where applicable by country)
• Support with outstanding invoices and counterfeit complaints. (where applicable by country)
• Other duties as assigned.

Copycats management (20%)

• Identify unauthorized copies of our products, services or content, and classify information sent by team members.
• Implement online and offline monitoring and detection tools.
• Analyze risks and the impact of copies on the company's business.
• Contact platforms, partners or authorities to report infringements.
• Monitor corrective actions and ensure their effectiveness.
• Raise awareness of content and product protection issues among in-house teams.
• Work on the continuous improvement of brand protection processes.
• Other duties as assigned.

Office management (20%)

• Assist and actively participate in the planning, execution, activations, coordination & logistical support of company events/team activities.  

• Find the appropriate vendors and manage them based on quality / cost / service. 

• Maintain a log of in-house inventory/supplies and organize any building-related tasks. 

• Support Health & Safety activities in the country, reporting to HRBP, as per H&S plan.  

• Ensure that general Experience Center operations run smoothly, including stock management. 

• Coordinate the maintenance activities of the facility as required (work with suppliers like : electricity, water, security, cleaning company & other required services per country) 

• Support IT team when needed (card system, assisting with deliveries or equipment collection etc…) 

• Open office mail and ensure issues raised to relevant person quickly and keep track of deadlines for responses/action (e.g., letters from Federal German Agencies etc.)  

• Other duties as assigned. 
   

What you need to know:

Experience/Skills/Education

Required:

• Ideally 2 years of experience in a sales support, data entry, customer service, operations specialist or similar role. A first experience could also be considered.
• Highly organized and structured planner, ideally with experience in an admin or event role supporting executive leaders. 
• Punctual and a communication wizard- both written and spoken.
• Incredibly detail oriented when logging updates in ERP.
• Calm, creative and a problem solver.
• Ability to work well in a fast-paced, team-oriented setting that requires a high degree of multi-tasking, teamwork and adaptability. 
• Strong work ethic and the ability to maintain a high level of professionalism and confidentiality.
• Tech-savvy with Excel & Outlook, ERP knowledge beneficial (Oracle, NetSuite, SAP).
• Fluency in French and English a plus.

Hydrafacial is proud to be an equal opportunity employer.  We prohibit discrimination and harassment of any kind based on race, sex, religion, sexual orientation, national origin, gender identity, gender expression, age, disability, genetic information, pregnancy or any other protected characteristic as outlined by color, federal, state or local laws.  We are committed to working with and providing accommodation to applicants with physical and mental disabilities. 

Hydrafacial does not accept unsolicited assistance or resumes/CVs from third party search firms. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral or CV/resume submitted by a search firm to any employee at our company without a valid written search agreement. If we need additional support, we will be sure to reach out directly to one of our preferred providers. Please no phone calls or emails.