Hybrid Representante II de Agentes Internacionales en MyHRABC

POSITION SUMMARY (RESUMEN DE LA POSICIÓN):
Under the supervision of the International Agent supervisor, is responsible to:
Bajo la supervisión del Gerente de Servicios Compartidos de LATAM, es responsable de:
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Be the primary contact for International agent locations for clients, for agents and World Courier offices for booking shipments or providing general and specific information from tracking shipments to quoting to validating invoices; (Sea el contacto principal para las ubicaciones de agentes internacionales para clientes, agentes y oficinas de World Courier para reservar envíos o proporcionar información general y específica desde el seguimiento de envíos hasta la cotización y la validación de facturas).
•
All tasks are completed in a correct, timely and cost efficient manner; (Todas las tareas se completan de manera correcta, oportuna y rentable).
•
Shipments are sent by the most secure, rapid and efficient way; (Los envíos se deberán envían de la manera más segura, rápida y eficiente)
•
All relevant customs regulations and country guidelines are adhered to for all imports and exports of individual service shipments; (Se cumplen todas las regulaciones aduaneras relevantes y las pautas del país para todas las importaciones y exportaciones de envíos de servicios individuales)
•
Ensuring shipments run as smooth as possible through detailed pre-planning. (Garantizar que los envíos se realicen de la manera más fluida posible mediante una planificación previa detallada.)
PRIMARY DUTIES AND RESPONSIBILITIES (DEBERES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES):
1.
Handle enquiries from clients, agents and World Courier offices via phone and email in English and Spanish.
(Gestionar consultas de clientes, agentes y oficinas de World Courier por teléfono y correo electrónico en inglés y español)
2.
Ensure clients are receiving the highest level of Customer Service
(Asegúrese de que los clientes estén recibiendo el más alto nivel de Servicio al Cliente)
3.
Receive bookings via email and update TMS system.
(Reciba reservas por correo electrónico y actualice el sistema TMS)

4.
Provide, in a timely manner, quotations for World Courier services to customer willing to operate at International Agents locations, always ensuring the expected profitability.
(Proporcione, de manera oportuna, cotizaciones de los servicios de World Courier a los clientes que deseen operar en ubicaciones de agentes internacionales, asegurando siempre la rentabilidad esperada)
5.
Monitor and track ongoing shipments by checking reports in TMS, reacting to any deviation from the plan.
(Monitoree y rastree los envíos en curso, revisando reportes en TMS, reaccionando a cualquier desviación del plan)
6.
Keep clients and World Courier offices updated to the status of their shipment, especially in regards to delays
(Mantenga a los clientes y las oficinas de World Courier actualizados sobre el estado de su envío, especialmente en lo que respecta a retrasos)
7.
Determine which shipping solution should be used for certain shipments.
(Determine qué solución de envío debe usarse para ciertos envíos).
8.
Advice clear pick up/special delivery/temperature control handling instructions to an agent or destination office on how a shipment should be managed.
(Asesoramiento de recogida limpia / entrega especial / control de temperatura instrucciones de manejo a un agente u oficina de destino sobre cómo se debe gestionar un envío).
9.
When applies, review Coldstream program to properly check temperature results and if any deviation, enter the necessary event incident in TMS. (cuando aplique, revise Coldstream y chequee resultados de temperatura, en caso de existir alguna desviación de temperatura, ingrese el respectivo incidente en TMS)
10.
Recognizes important information and makes immediate use of this information.
(Reconoce información importante y hace uso inmediato de esta información.)
11.
Work with regulations (ADR/DGR/IATA) as well as local laws and guidelines.
(Trabajar con regulaciones (ADR / DGR / IATA), así como con las leyes y directrices locales)
12.
Build and maintain relationships with World Courier offices, clients, agents, airlines, handling agents and suppliers.
(Construya y mantenga relaciones con las oficinas de World Courier, clientes, agentes, aerolíneas, agentes de gestión y proveedores)
13.
Assist with OMNI maintenance and sending site packs for new studies.
(Asistir con el mantenimiento de OMNI y enviar paquetes de sitio para nuevos estudios).
14.
Update OMNI when a new study is raised in the system.
(Actualice OMNI cuando surja un nuevo estudio en el sistema)
15.
Monitor all costs related to International Agents operations, and ensure the best balance between cost/efficiency to operations.
(Monitoree todos los costos relacionados con las operaciones de los agentes internacionales y garantice el mejor equilibrio entre costo / eficiencia de las operaciones)
16.
Ensure proper management of agent’s supplies inventory (i.e. packaging, temperature monitors) to assure pickups and deliveries are never delayed due to lack of packaging, and also that agents are making the best use of our resources.
(Asegure una gestión adecuada del inventario de suministros del agente (es decir, embalaje, monitores de temperatura) para garantizar que las recolecciones y entregas nunca se retrasen debido a la falta de embalaje, y también que los agentes estén haciendo el mejor uso de nuestros recursos.)
17.
Perform any other duties the employee has been trained for.
(Realice cualquier otra tarea para la que el empleado haya sido entrenado)The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed by people assigned to this classification. They are not to be construed as an exhaustive list of all responsibilities, duties, and skills required of personnel so classified. All personnel may be required to perform duties outside of their normal responsibilities from time to time, as needed.
(Las declaraciones anteriores tienen la intención de describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que realizan las personas asignadas a esta clasificación. No deben interpretarse como una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, deberes y habilidades requeridas del personal clasificado de esta manera. Todo el personal puede estar obligado a realizar tareas fuera de sus responsabilidades normales de vez en cuando, según sea necesario.)

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EXPERIENCE AND EDUCATIONAL REQUIREMENTS (EXPERIENCIA Y REQUISITOS ACADEMICOS):
•
Requires a Degree in International Trade, International Bussiness or related majors from an accredited College. (Requiere un título en comercio internacional, negocios internacionales o especialidades relacionadas de una universidad acreditada)
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Normally requires from three (3) to five (5) years directly related and progressively responsible experience. Normalmente requiere de tres (3) a cinco (5) años de experiencia directamente relacionada y progresivamente responsable.)
•
English and Spanish language to a very high level, verbal and written. (Inglés y español a un nivel muy alto, verbal y escrito).
•
Knowledge of the logistics industry would be an advantage. (El conocimiento de la industria logística sería una ventaja)
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Minimum of one year work experience, preferably within International Customer Service (Experiencia laboral mínima de un año, preferiblemente dentro del Servicio al cliente internacional)
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Knowledge in Word, Excel, Outlook (Conocimiento en Word, Excel, Outlook).
REPORTS DIRECTLY TO (REPORTA DIRECTAMENTE A):
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Customer Service supervisor (supervisor de servicio al cliente)
MINIMUM SKILLS, KNOWLEDGE AND ABILITY REQUIREMENTS (REQUISITOS MÍNIMOS DE HÁBILIDADES, CONOCIMIENTOS Y CAPACIDADES):
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Ability to form part of a team and work independently and alone (Capacidad para formar parte de un equipo y trabajar de forma independiente e individual)
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Strong team player – able to work constructively with colleagues inside and outside of the department to ensure the best possible service is provided to the client at all times (Fortaleza en trabajo en equipo: capaz de trabajar de manera constructiva con colegas dentro y fuera del departamento para garantizar que se brinde al cliente el mejor servicio posible en todo momento).
•
Able to follow procedures and instructions (Capaz de seguir procedimientos e instrucciones).
•
Able to provide relevant information on request (Capaz de proporcionar información relevante a pedido).
•
Good communication skills, both verbally and written (Buenas habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita).
•
Self motivated and uses own initiative. (Auto motivado y usa iniciativa propia)
•
Remains calm under pressure. (Permanece calmado bajo presión)

Flexible attitude – for working shifts and last minute coverage. (Actitud flexible: para turnos de trabajo y cobertura de última hora.)
•
High attention to detail. (Gran atención al detalle).
•
Able to prioritise workload, which may change throughout the day (Capaz de priorizar la carga de trabajo, que puede cambiar a lo largo del día.)
•
Friendly, polite, dependable, reliable and trustworthy (Amigable, educado, serio, fiable y confinable).

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