Brauchen Sie ein Onboarding-Portal und Onboarding-Manager?

Neue Mitarbeiter stehen vor zahlreichen Herausforderungen, wenn sie sich auf die Arbeit vorbereiten. Sie müssen einen neuen Arbeitsablauf erlernen, ihre neue Rolle verstehen, sich an ihre einzigartige Arbeitsumgebung anpassen und Beziehungen zu ihren Kollegen aufbauen. Dies alles geschieht auf einmal, was für sie überwältigend sein kann. Aus diesem Grund entwickeln Unternehmen eine Onboarding-Strategie, entweder persönlich oder digital, um neue Mitarbeiter bei der Anpassung an ihre neue Umgebung zu unterstützen.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist einer der wichtigsten Aspekte eines gut geführten Unternehmens. Es handelt sich um eine wichtige Aktivität, da sie bestimmt, wie produktiv neue Mitarbeiter in Zukunft sein werden, und sicherstellt, dass sie das Wachstum Ihres Unternehmens nicht bremsen.

Zu dieser Strategie gehören die Verwendung eines Onboarding-Portals und die Anwesenheit eines Onboarding-Managers, der neuen Mitarbeitern bei ihrem Eintritt in das Unternehmen den Einstieg erleichtert.

Doch wie tragen diese Elemente zum Onboarding-Prozess bei? In diesem Artikel werden das Onboarding-Portal und der Onboarding-Manager vorgestellt und es wird erläutert, warum Sie sie brauchen.

Was ist ein Onboarding-Portal?

Ein Onboarding-Portal ist eine zentrale Website/ein digitaler Ort, an dem neue Mitarbeiter auf wichtige Informationen zugreifen, Aufgaben verwalten, kommunizieren, mit ihrem Team zusammenarbeiten und sich so schnell wie möglich einarbeiten können. Je mehr Informationen einem neuen Mitarbeiter zur Verfügung stehen, desto einfacher und schneller kann er seine maximale Produktivität erreichen. Da neue Mitarbeiter in der Regel zögern, Fragen zu stellen, sollte das Portal außerdem freundlich und unkompliziert sein.

Quelle: unisite.ch

Ihr Onboarding-Portal muss:

• ein strukturiertes System für die Übermittlung von Informationen haben
• die neuen Mitarbeiter mit Ihrem Team verbinden und ihnen das Gefühl geben, Teil der Familie zu sein
• sich gut in Ihre aktuellen Arbeitsabläufe und Systeme integrieren lassen
• Schaffen Sie eine angenehme Erfahrung für den neuen Mitarbeiter
• Pre-Boarding-Funktionen haben

Wann brauchen Sie ein Onboarding-Portal und einen Onboarding-Manager?

Sie stellen derzeit viele Mitarbeiter ein oder planen dies für die Zukunft

Wenn die Einstellung vieler Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil Ihres Unternehmens ist, sollten Sie einen Onboarding-Manager und eine spezielle Onboarding-Software in Betracht ziehen. Die richtigen Mitarbeiter und Ressourcen zur Verfügung zu haben, ist der beste Weg, um effizienter und effektiver zu arbeiten.

Ihre Mitarbeiterfluktuation ist hoch

Statistiken zufolge kann ein gutes Onboarding die Mitarbeiterbindung um bis zu 82 % erhöhen. 

Statistiken zufolge verlassen 34% der neu eingestellten Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz innerhalb der ersten 90 Tage aufgrund eines Vorfalls oder einer schlechten Erfahrung, zu der auch ein ineffizienter Einarbeitungsprozess gehört. Aus diesem Grund sind ein ausgezeichnetes Onboarding-System und der dazugehörige Prozess von entscheidender Bedeutung, um Ihre Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen, sie einzuarbeiten und vollständig in Ihr Team zu integrieren. Es ist kostspielig, Mitarbeiter zu ersetzen, da neue Mitarbeiter zusätzliche Schulungskosten, Produktivitätsverluste und zusätzliche Einarbeitungskosten verursachen können, wenn sie das Unternehmen verlassen.

Sie wollen die Produktivität verbessern

Einfach ausgedrückt: Sie wollen, dass Ihre neuen Teammitglieder so schnell wie möglich produktiv sind. Je schneller sich neue Mitarbeiter einarbeiten können, desto schneller können sie ihre volle Leistungsfähigkeit entfalten. Wenn Sie alle zwei Monate einen neuen Mitarbeiter einstellen und dieser drei Monate braucht, um voll produktiv zu werden, haben Sie viel Zeit verschwendet. Die Einführung effizienter und effektiver Onboarding-Verfahren über ein Onboarding-Portal kann diese Ineffektivität erheblich verringern.

Sie wollen zufriedenere und engagiertere Mitarbeiter

Onboarding kann viel dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeiter als Teil des Unternehmens fühlen und mit der Vision, der Mission, den Werten und der Unternehmenskultur übereinstimmen. Onboarding kann eine wirkungsvolle Plattform sein, um Mitarbeiter in Ihre Arbeitsweise zu integrieren und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie sich wohlfühlen. Es ist von entscheidender Bedeutung, den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie zum Team gehören und wertgeschätzt werden. Dann werden sie ihr Bestes für das Unternehmen geben, und beide Seiten werden zufrieden sein.

Was sind die Vorteile eines Onboarding-Portals?

Ermöglicht einen einfachen und reibungslosen Übergang für Ihre neuen Mitarbeiter.

Ein Onboarding-Portal gibt Ihren neuen Mitarbeitern das Gefühl, willkommen zu sein und sich wohl zu fühlen, während sie die Verfahren und Richtlinien des Unternehmens kennenlernen. Es trägt auch dazu bei, dass der Übergang in eine neue Arbeitsumgebung nahtlos verläuft.

Es kann an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.

Quelle: blogs.cdc.gov

Ihr Onboarding-Portal kann an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. So wie sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern und weiterentwickeln, sollte auch Ihr Onboarding-Portal angepasst werden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Portal auch dann noch aktuell und ansprechend bleibt, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Sorgt so schnell wie möglich für maximale Produktivität

Sie können ein Onboarding-Portal nutzen, um Aufgaben zu planen, Fortschritte zu verfolgen, Chat-Funktionen zu aktivieren, wichtige Informationen zu präsentieren und Erinnerungen zu setzen. Ihr neuer Mitarbeiter kann sich schnell eingewöhnen und mit möglichst wenig Ausfallzeiten produktiv in seinen Arbeitsablauf einsteigen. Das bedeutet, dass Sie weniger Zeit und Geld für das Unternehmen verschwenden und mehr Gewinn erzielen.

Was sind die Vorteile eines Onboarding-Managers?

Sie werden Geld sparen

Die Kosten für die Personalfluktuation sind hoch, daher können Sie durch die Einstellung der richtigen Mitarbeiter Geld sparen. Mit einem Onboarding-Manager erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Einstellungs- und Onboarding-Prozesse auf Anhieb richtig laufen. Wenn Sie eine spezielle Ressource richtig einsetzen, sparen Sie Geld für unnötige Personalfluktuation.

Ihr Team wird produktiv arbeiten.

Quelle: pinktum.com

Kein neuer Mitarbeiter wird von Anfang an voll produktiv sein; das Ziel sollte jedoch immer sein, ihn so schnell wie möglich dorthin zu bringen. Ein Onboarding-Manager, der den Einarbeitungsprozess koordiniert, ermöglicht es Ihren neuen Mitarbeitern, so schnell wie möglich mit der Arbeit zu beginnen. Wenn es einen Onboarding-Manager gibt, der den Onboarding-Prozess steuert, muss Ihr aktuelles Team nicht vollständig in die Gestaltung des Onboarding-Prozesses eingebunden sein. Sie können es so einrichten, dass es nur an der Teamvorstellung teilnehmen oder sich als Mentor des neuen Talents engagieren muss.

Ihre Mitarbeiter werden zufriedener sein.

Ein Onboarding-Manager treibt den Onboarding-Prozess voran. Er sorgt dafür, dass Ihr neuer Mitarbeiter eine angenehme Erfahrung macht, und garantiert, dass die Last nicht auf andere Mitarbeiter abgewälzt wird, was zu einem zufriedenen und produktiven Team führt. Viele Unternehmen belasten ihre Mitarbeiter - vor allem das HR-Team - mit der Vorbereitung und Durchführung des Onboarding. Ein Onboarding-Manager übernimmt diese Verantwortung und sorgt dafür, dass der Onboarding-Prozess für alle Beteiligten angenehm verläuft.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Onboarding-Portal ein effizientes Mittel ist, um Ihrem neuen Mitarbeiter die notwendigen Informationen, Tools und Hilfestellungen zu bieten. Das Hauptziel besteht darin, dass sie sich so schnell wie möglich eingewöhnen und ihre maximale Produktivität erreichen. Gleichzeitig ist ein Onboarding-Manager von entscheidender Bedeutung für einen reibungslosen Onboarding-Prozess, da er dafür sorgen kann, dass sich der neue Mitarbeiter willkommen fühlt. 

Nachdem wir nun festgestellt haben, warum ein Onboarding-Portal und ein Onboarding-Manager so wichtig sind, stellen sich folgende Fragen: Wie können Sie das richtige Onboarding-Portal auswählen und den richtigen Onboarding-Manager einstellen?

Wie sollten Sie das richtige Onboarding-Portal auswählen?

Quelle: zavvy.io

Stellen Sie sicher, dass die Software die von Ihnen benötigten Funktionen bietet.

Denken Sie an die Funktionen, die zu präsentierenden Informationen und die Pre-Onboarding-Funktionen. Erfüllt die Software Ihre geschäftlichen Anforderungen und bietet robuste Funktionen?

Stellen Sie sicher, dass die Software in Ihre bestehenden Tools, Software und Arbeitsabläufe integriert werden kann.

Vergewissern Sie sich, dass sich die Software nahtlos in Ihren derzeitigen Arbeitsablauf einfügt und Ihnen das Leben erleichtert, anstatt dass Sie Ihren Arbeitsablauf ändern und sich drastisch an das neue Tool anpassen müssen.

Stellen Sie sicher, dass die Benutzererfahrung angenehm ist.

Sie möchten, dass die Einarbeitung neuer Teammitglieder so angenehm wie möglich ist, daher brauchen Sie eine benutzerfreundliche Software, die Spaß macht. Wenn möglich, sollten Sie eine Software-Demo ausprobieren, um ein Gefühl für die Software zu bekommen, bevor Sie sie kaufen.

Wie sollten Sie den richtigen Onboarding-Manager auswählen?

Nehmen Sie sich Zeit.

Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters erfordert immer eine angemessene Due-Diligence-Prüfung, aber noch mehr, wenn es sich um eine wichtige Funktion wie die eines Onboarding-Managers handelt. Nehmen Sie sich Zeit und überstürzen Sie nichts. Wenn Sie abwarten und nach der richtigen Person suchen, werden Sie sie auch finden.

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Onboarding Manager mit Leidenschaft bei der Sache ist.

Suchen Sie jemanden, der Spaß an seiner Arbeit hat und sich dafür begeistern kann. Die Arbeit mit neuen Mitarbeitern kann schwierig sein. Wenn Sie also jemanden haben, der mit Leidenschaft bei der Sache ist, werden sie sich bei ihrer Arbeit weniger gestresst fühlen.

Ermitteln Sie den Charakter und die Persönlichkeitsmerkmale der Person.

Wir empfehlen, dass der Onboarding Manager die meisten, wenn nicht sogar alle der folgenden Eigenschaften haben sollte: 

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten für die Erstellung von Onboarding-Vorlagen
• Frühere HR-Erfahrung 
• Sorgfältige Planungsfähigkeiten 
• Nachgewiesene Erfolge in der abteilungsübergreifenden Teamarbeit 
• Einfühlungsvermögen und Geduld

Behalten Sie diese Punkte während des Einstellungsverfahrens im Hinterkopf und stellen Sie sicher, dass Sie genügend Tests und Bewertungen durchführen, um jemanden zu finden, der Ihren Anforderungen entspricht.

Abschließende Gedanken

Man hat nur eine Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen, und der erste Eindruck bleibt meist haften. Das Onboarding ist der erste Eindruck, den ein Unternehmen von neuen Mitarbeitern gewinnt. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, ein gesundes Geschäfts- und Arbeitsumfeld zu schaffen und sicherzustellen, dass Ihr Team motiviert, produktiv und effizient ist. Ein Onboarding-Portal und ein Onboarding-Manager sind zwei wichtige Bestandteile des Onboarding-Prozesses, die Ihnen auf lange Sicht viel Geld und Zeit sparen können. Ziehen Sie daher beides in Betracht. Sie sind eine lohnende Investition.